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9/04/2017

面試的前晚準備 - 極簡計畫書



無論你是社會新鮮人,還是職場打滾了十幾年的老鳥。當你準備要去工作面試的前一天晚上,有計畫性的準備面試,絕對比沒有任何準備來的好。

職場新鮮人自然會從網路或其他地方,獲得許多面試準備的要領,試圖做到面面俱到。然而,已經到了前一天晚上的話,要抱佛腳也應該要有正確的方向。例如,努力準備英文自我介紹,大概就不是一個前一天晚上能做的好方向 (註1)。

職場老鳥,即使已經是工作N年以上,應徵的是資深技術相關職位,在前一天晚上「提升技術能力」當然是不可能的。不過,卻可以準備好自己的強項,來增加面試成功的可能性。

某些資深職場老鳥,通常有「知我者伯樂,不知我是你的問題」,「良禽擇木而棲,這塊木頭反正也不好」的想法。這些想法不見得是錯的,然而,這不應該是「不做面試準備」的藉口。因為無論該公司好或者不好,既然要前往面試,你的唯一目的應該就是「被錄取」,而錄取之後,再來考慮要不要答應還不遲。

而面試前一天的準備,對資深技術人員來說,其實更簡單,並且也很容易讓面試方看得出你的資深價值。舉例來說,準備「要問」的問題,對資深老鳥就非常重要,這些問題的重點不在於獲得「解答」,而是在於讓面試者知道你的資深程度和專業性。

「面試前一天的準備 - 極簡計畫書」


與其說是計畫書,不如說是一個檢核清單,任何人應該可以在一個半小時之內,完成清單上的項目。按此索取極簡計畫書

計畫書的目的是在面試前的晚上,約1.5小時之內,用合理的技術方式,盡可能提高自己既有能力的展現,藉此提高面試成功的可能性。 

使用步驟說明


(1):找到組織背景資料。  [15分鐘]


在組織相關資料區塊中,填入公司組織名稱,代表人,營業額,毛利率等等可以找到的資料。

如果是營利組織,幾乎一定能透過名字或者統編,找到基本資料。非營利組織或者剛起步的新創事業,可能缺乏某些資料,但是可以將難以取得的資料當作「要問的問題」。因為,專業人士,通常會問出真正關鍵性問題。


(2). 要問的問題:   [35分鐘]


要準備問對方的問題。現在的面試,幾乎都會讓被面試者發問,而這段時間難能可貴。因為,這些問題是100%可以由自己控制,也就是說自己可以決定要問什麼,也可以決定不問。因此,面試前一天,反而應該花多一點點時間在準備「要問的問題」。

要問的問題的「真正目的」是要讓面試者認定你的能力和潛力,而不是你真的想要知道問題的答案。因此,最最最愚蠢的問題,莫過於詢問公司福利,社團活動,上下班時間,哪邊可以蒸便當,之類的無聊問題,這些問題,應該是透過人資或上網搜尋取得答案,而非浪費在寶貴面試時間上。

要問的問題至少要準備7-10題,而可以視面試情況決定要不要問。

基本問題像是:
  • 如果我被錄取了,我在到職前3個月,要完成哪些具體工作內容?
  • 目前這個職位,是因為有人離職而要找取代者,還是一個新職缺?此職位已經懸缺多久?
  • 請問您如何評估一個人適不適合這個職位 
  • 面試到目前為止,你覺得我是否適合此職位

至少必需要準備2-3個進階的技術性問題,技術問題並非指「特定的技術」,而是指「讓你側面了解更多」的問題。例如:

  • 請問您會在這裡工作最主要的原因是什麼?
  • 目前這個團隊,曾經遇到最大的障礙或困難是什麼?
  • 請問您擔任這個團隊的主管已經多久了?

當然,進階技術問題通常比較敏感,在開口之前應該要客客氣氣的說「如果不方便講也沒關係」。

請在表格中,挑選要問的問題,並且在備用欄位,填入你自己想到的問題。





(3). 被問的問題:   [30分鐘]


面試者在面試的時候,手上一定會有你的履歷表。無論你之前對你的履歷表有多熟悉,在前一天晚上,應該再次看一下當初你寄出去給該公司HR的履歷表。

因為,要從中找到「以面試者的角度,認為需要在確認」的問題。並針對這些可能被問的問題,簡單準備一下解答。

技術專業性的問題,對於職場新鮮人,需要再次確認「真實性」,以免被人認為誇大能力。因為,職場新鮮人通常的確會「誇大」自己已經有的能力,例如其實只是在學校學過c語言,寫過幾個作業,通常就會把c語言當做「自己會的程式語言」,但是這和職場上的「會」可能有些差距。

而對於職場老鳥,只需要注意一下「曾經做過的事情」和「曾經有的貢獻」即可。

例如參與的研發團隊人數,自己扮演的角色等等。履歷表上的明顯缺陷,才是一定會被詢問的地方,例如某個工作僅做了6個月,或者在前一份工作到今天有3個月個空閒時間。

請根據表格,檢視履歷表,並且填入自己的模擬問題和可能的回答。


(4). 面試的時間地點交通方式與服裝。  [5分鐘]

聽起來很不可思議,不過確實有一定比例的人會過於緊張,太早或者太晚抵達。
也甚至有人壓根就忘記面試時間或地點。

前一天晚上應該確認一下面試時間或地點。

某些職位(業務單位等)可能對服裝有一定的考量,當然也得花一點點時間準備。


(5). 面試之後?


無論面試的好與壞,其結果一定要誠實的記錄在計畫書中,因為它可以作為自己下一次面試的參考。

結果只有分成兩種:錄取或者不錄取 - 無論原因為何。有些組織會考慮資深人員的面子問題,可能會用「目前組織人事凍結」等等軟性理由,不過對面試者來說,就只有錄取和不錄取兩種結果。

難以回答的問題:在這欄中,盡可能就自己的記憶,記下自己覺得難以回答的問題。如果是技術性問題,表示自己有技術需要加強。如果是其他問題,也應該記錄起來作為參考。

這個計劃書,應該自行根據面試的公司不同,做不同的調整。極簡計劃書僅是在你沒有更好的主意時,提供參考而已。


按此索取極簡計畫書


註一:英文能力確實是許多工作的加分條件,但前一天晚上,臨時抱佛腳準備英文自我介紹,對英文本來就不好的人其實一點用都沒有,而對本來英文能力就已經很好的人,也幫助不大。




8/19/2017

如何成為Scrum專家 - 極簡計畫書



Scrum是推進團隊進度,合作專案的敏捷方法論之一。在過去幾年來從資訊產業,金融業,甚至學校教育,都有不少人在倡導這個簡單而且踏實的方式。因為Scrum有很多優勢,例如減低壓力,具有務實的彈性,容易評估現況,易於控制品質。這些優勢,可以用在大部分的企業環境中。因此,成為Scrum專家對職業生涯很有幫助。

學習Scrum並不困難,在各企業巫醫的網路資料中,早就擁有看不完的資料。請參考這篇

對職業生涯有幫助的不僅是「學會什麼是Scrum」,更重要是成為Scrum專家。或者,至少成為在他人眼中的Scrum專家。專家的定義,請參考註1。

或許你在職場有2-4年的工作經驗,作為一個團隊成員,在專案領導人的帶領下,參與以Scrum為基礎的專案。然而,這不會讓你變成Scrum的專家,因為你只是「照著做」而已。

在此提供一個極簡計畫,可以在很短的時間內讓自己變成Scrum專家。

如果懶得看說明的長篇大論,可直接到這個網頁下載計畫書


開始之前的條件


這份一頁極簡計畫書有使用上的條件:

(a) 必須要有還不錯的英文閱讀能力,TOEIC750以上。如果你的英文能力自認不夠,請參考這裡

(b) 必須要有2-3年以上的實務工作經驗。而且在工作環境中,至少聽過Agile/Scrum。

(c) 必須打從心裡認為有效使用Scrum是有好處的。換言之,不能是因為「有人叫我要學Scrum」而學Scrum。因為,此極簡計畫書本身執行的方式也是Scrum!


如何成為Scrum專家極簡計畫書的使用步驟如下:

(1) 確認目標的實質意義


此極簡計畫是要在2個月內,讓執行計畫的你變成「Scrum專家」。而何謂Scrum專家的實質意義就是在此極簡計畫中三個sprint的「實質產出」。

Sprint-1 知識:讀完2本Scrum書籍,以及2份網路資料

Sprint-2 證照:取得Scrum證照

Sprint-3 研討會:舉辦公司組織內Scrum研討會或分享會

這三個實質產出的組合意義,目的就會讓你成為Scrum專家。即便不是Scrum大師,至少也是被大部分人承認的專業人士。

這三個Sprint各有已經設定好的任務(Task),所有任務完成後,就表示該Sprint完成了。而每個任務本身的描述都是有簡單清晰的「完成條件」definition of done。



(2) 分配每個Sprint的時間


計畫書中,每個Sprint各有數個任務,每個任務都有估計的時間。時間是以小時為單位。加總起來,會有要完成Sprint所需要的總時數。

一般軟體專案Scrum估計都可能會有錯,在Sprint過程中,要能實際反映團隊實際的「速率」,因此前1-3個Sprint的燃盡圖很重要,可以讓團隊知道實際的效率。所以每個Sprint都是固定時間,大約4-6週,sprint時間到就結束了,只會看做完哪些Story,在下一個Sprint才調整要完成的story數量。

然而,個人Scrum做法會略有不同。整體概念仍然一樣,但因為Product Owner也是「你自己」,因此Sprint時間可以變動。換言之,可能第一個Sprint是4週,第二個Sprint是5週。

請在極簡計畫書中,每個Sprint任務表格上方,填寫預計的Sprint開始的日期,和結束的日期。Scrum是要反應實際狀況,因此,也許整個sprint需要5小時,但因為你有本來的工作要做,因此可能要花2個月才能有5小時的空閒。

(3) 每日工作


當有超過30分鐘空閒的時候,就可以把那張極簡計畫書拿出來,在這個Sprint選一個任務(Task)開始「執行」,或者,繼續上次未完成的任務。這些Task都是大約設計成30-40分鐘完成,但是根據Scrum的精神,每個人的績效不同,因此也有可能會花的時間多或者少,但無論如何,在還沒完成已經做一半的任務之前,不要換任務!

當然,如果該日沒空,自然就不需要拿出極簡計劃書來執行。

每個任務,都有完成條件,確定滿足完成條件後就可以塗黑空格,並且在右邊簡單的紀錄所花費時間,和大約日期。時間不用太精確,以半小時為單位即可。有些任務很簡單短暫,也許10分鐘就完成,但也以半小時紀錄就好。

如果沒辦法在0.5小時內完成一個任務,那要請自己休息一下,再決定要繼續完成該任務,也可以決定今天就先到此為止。

不能有某任務做到一半,就「先拿了」下一個任務,也不能有這個Sprint還沒完成,就先開始做下個Sprint的某個任務。當然Sprint中的任務,有些是沒有前後關聯,因此Sprint中的任務不需要按順序。只是,一旦開始做,就一定要做完為止。

某些任務需要下載檔案,請參考註2的各個下載網址,可以一次下載完成。

在計畫書中的任務描述都很簡單清楚,但如果真有問題,也歡迎來信詢問




(3) Sprint 結束自我檢討和下個Sprint的開始


完成Sprint中所有任務之後,表示這個Sprint完成。要花15分鐘時間,先自我檢討一下Sprint過程中有哪些阻礙,而自己應該怎麼改善阻礙。

接下來就要開始下一個Sprint。實際上,本來Sprint的開始是需要先討論Story和Task的選擇。然而,極簡計畫書希望你不要花時間在研究這些Task重不重要,而是先努力的花時間搞定它。畢竟這些任務所需要的時間都不多,實務上也對你有莫大的幫助。

不過,或許有些任務你早就已經完成,那就可以看一下完成的條件(DoD),已經達到就可以自動塗黑。


(4) 計畫書完成?專案結束了嗎?


三個Sprint完成之後,這個極簡計畫書就達到它的功能。但就個人專案的角度來說,專案不見得要結束。只是這時候你已經有足夠的能力和經驗,可以決定要不要繼續以Scrum的方式來學習Scrum。

(5) 3個Sprint結束後的彩蛋!


很簡單,當你完成這個極簡計畫書,實質上你自己完成了一個Personal Scrum。

彩蛋要靠自己完成。請在計畫書背面以三個Sprint的各任務所花的時間,「手工」繪製燃盡圖。

這件事的意義在於,你有確切證據證明你能有效運用Scrum在非工作事項上。也證明你有自我學習的能力。它可以用在未來履歷表,面試,或者說服同事Scrum不如想像中困難,只需要一點點毅力去執行。


在此下載計畫書



常見問題:


Q1:這個極簡計畫書,很多地方跟我在工作上用的Scrum都不一樣啊?

Ans:當然不一樣,因為他屬於Personal Scrum。但是它的最基本精神是一樣的。請參考這裡,了解Scrum哪些最基本精神比較重要。

Q2:我不就是自己的Product Owner?為什麼我一定要用這三個產出來達到「變成Scrum專家」。

Ans:你當然可以自我決定產出和任務,也有機會變成Scrum專家。極簡計畫書,是在如果你還沒有好的定義時,可以透過過去人的經驗,減少時間浪費,讓你專注在精進自己。

Q3:為什麼要取得Scrum認證,這樣就會變成專家嗎?

Ans:有些人可能會以「取得相關證照」,作為專家的標準。這的確是個參考標準,但也只是參考而已,因為Scrum並沒有所謂官方證照,所以市面上各種證照到底哪一個比較適合?請參考這篇「Scrum認證!不要再浪費錢了」。在此採用的是Scrum-Institute的低成本證照




註1:即職場上的專門行業,指具備專業化知識技能職業人士。通常,專業技能須符合科學原理,經過長時間的學習訓練,並有經專業認證的考試獲得的合格證書執照,擁有自我約束行為的職業操守(或道德)及可量化的專業標準等。...定義細節請參考這裡


註2:各種需要下載的資料

(a) 任務 1.4 的2個pdf教材
https://www.scrumstudy.com/SBOK/SCRUMstudy-SBOK-Guide-2016.pdf
https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/scrum-guide-us.pdf

(b) 任務1.7的wiki頁
* https://zh.wikipedia.org/wiki/Scrum

(c) 任務2.1的pdf
* http://www.scrum-institute.org/Scrum_Books_International_Scrum_Institute.php

(d) 任務3.1與任務3.3的材料


* http://www.eduscrum.com/


https://www.crisp.se/gratis-material-och-guider/scrum-checklist