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8/15/2018

Scrum: 三件不能少的事



Scrum是敏捷開發原則下,目前在軟體產業裡常見的方法論。而由於Scrum只是個方法論,並沒有所謂的標準,各個組織的應用方式皆有不同。常見的應用(practice),例如:spint-kick-off-meeting, daily standup, burn down chart, planning poker, retrospective。

零零總總的practice中,哪些最為重要當然眾說紛紜。考慮到Scrum的真正精神,以下三件事情是「最基本要有的」。也就說,如果這三件事情做不到,那麼其他事情做到也沒有用。


(1) 每個Sprint有交付具體產出


Scrum的Sprint都要有具體「可交付」的產出。sprint的開始,就應該以「結果」為計畫的導向,而此結果必須要是可交付的產出。

有些團隊會以Sprint長度不夠為理由,設定一個「並不能交付」的milestone作為該sprint的產出。如此一來會有幾個問題:(1) sprint結束的檢討,並不基於產出的事實 (2) kick-off下一個sprint的意義不大,因為前一個sprint並沒有真正可在市場衡量的產出 (3) PO會有充足的理由不參加demo以及下一個sprint的kick-off,畢竟這個sprint沒有有意義的產出,而如此一來PO就很容易不真正加入團隊。

Sprint不見得要固定長度,請參考這裡。 


(2) PO有確實加入Scrum團隊


Scrum團隊成員有三個角色,team member, scrum master, product owner。其中最容易不在的人,就是product owner。許多軟體開發團隊,product owner就是PM。但無論如何,Product owner必須要真實參與團隊。

所謂真實,指的是所有standup應該參加,在團隊運作過程,能夠回答該sprint的需求問題,並確實知道sprint中間「不應該做的事情」以及sprint開頭結尾「應該做的事情」

更重要的是PO加入團隊之後,DOD(definition of done)的標準才會具有「市場一致性」。舉例來說,不成熟的軟體研發人員常會對事情做完有不同的定義:
「程式寫完只是還沒review,所以還沒merge」
「程式寫完測試也沒問題,只是QA還沒通過」
「功能搞定了,QA也沒問題,只是還沒...」

PO確實加入後,可以讓事情做完的定義,統一在於「可準備交付到市場」。換言之,所有和程式設計相關的工作:測試,相關文件,環境設定,certificate等等都會以「可準備交付到市場」為原則。沒有這個原則,跑Scrum很難達到預計效果,要達到這個原則,最基本的就是PO需要確實投入團隊。


(3) 每個Sprint結束之後有確實地檢討(Retrospective meeting)


這世界上沒有完美的團隊,也沒有不用修正的軟體開發方法論。每個sprint的確實檢討,是修正團隊,讓團隊趨於一致的唯一方式,而非強加訴諸任何規矩。請參考這裡

確實的檢討並不容易,要做到兩件事情:
(a) 基於事實檢討   
(b) 不檢討不在場的人事物 


基於事實的檢討


檢討的內容必須基於事實,不是基於感覺與想像。感覺和想像的情況如下:
「我感覺好像有點慢」
「不知道怎麼講耶 但這個事情不應該這樣做」

事實的情況舉例如下:
「這個sprint我們沒有按照當時說好的DOD的定義,所以有XX與XX項目,本來說完成了,後來隔幾天又說沒完成」


不檢討不在場的人事物 


檢討確實是對事不對人,然而,事情都是人做的,不可能不檢討「人的做法」。不檢討「人的做法」只是鄉愿。

不過,要避免檢討不在場的人。
例如「因為UI/UX之前給的東西不正確,導致我們要重做某些事情」如果UI/UX是同一個scrum團隊,那麼檢討此項目當然可以。但要是不是同團隊就沒有意義。
因為,Scrum的檢討會議目的是產生「團隊要改善的項目」,而不是去讓非團隊的人改善。

Scrum的學習必然是從實際的經驗獲得,但經驗的獲得又必須從知識學習的取得為基礎,要成為看似不錯的Scrum專家不難,但要實際應用於專案中,並取得可重複成功的結果就不這麼容易了。





11/14/2016

因為沒挑戰想換跑道:先檢討自己吧!




新的一年,總是容易遇到討論換工作的事情。目前,台灣資訊科技領域整體仍然缺乏人才,因此要換新的工作是非常容易的事情。

真正的問題在於:什麼原因想要換工作?如何換?新工作或事業會不會比較好?自己到底想要什麼?

這些問題根深蒂固地存在每個人的身上。不會有一體通用的方式為所有人解答。

不過,如果單純只是因為現在的工作沒挑戰性,無趣而想要換跑道,還請以下三點簡單的自我審思一下。



檢討一:「沒有挑戰很無趣」的真正源頭


牌桌上的至理名言:「30分鐘後如果你還沒發現誰是冤大頭,那麼你就是冤大頭」。在企業中,如果你沒發現有任何值得挑戰的地方,那或許你自己就是沒有挑戰的真正原因。

當你的工作變得沒有挑戰,而且無趣的時候,請先確定問題的真正源頭。

是不是因為你的能力或者表現,讓你無法得到有挑戰有趣的任務?還是你的視野讓你看不出挑戰性?

還是這工作或事業的本身,真的沒挑戰性?你已經是有如NBA過去的Jordan或者現在的Curry已經快觸到這個事業和工作的極限?還是你抵達的是自我的極限?



檢討二:選項



選項,永遠是考慮決策的要件。

換工作或事業是一個好選項。但是,在既有的領域中,擴展自己的視野和能力也是一個選項。

換工作是個選項。在大企業中,換部門也是一個選項。換工作這選項中,嘗試新的技術領域是個選項,但是嘗試截然不同的工作類型(例如業務相關部門)更是更大的不同選項。

在現有工作內容中,改變自己的做法以求突破,也是一個解決的選項。

選項可能很簡單,也可能很複雜,而且還會參雜很多人的因素。去除自我偏誤,取得個人最想要的結果,比想像中的簡單。不過,要預設自己以及相關人等有完全的邏輯推理是很難的。(參考:沈思



檢討三:「沒有挑戰很無趣」有時候是真正的挑戰


在資訊科技的領域裡,多的是把原本看起來無聊的東西,重新找到價值並且延伸的例子。

如果你可以將無聊沒挑戰性的事情,轉成有價值,並且有挑戰的事情,等於是你證實自己絕佳的創意以及實踐創意的能力。

這樣的例子在不管在哪個領域很多,從很久很久以前的gmail,到近幾年的類似snapchat的app,許多都是一開始是沒很有趣,但是找到額外的創意之後,將舊有的東西突破。

隨著組織越來越大,表面上無趣的事情會越來越多,光是默默的忍耐並不會讓事情變得更好,只有把無趣轉換成價值,才能展現自己的創意能力。要怎麼做?可以參考這篇



參考文章:換工作的面試-軟體工程師如何展現價值




沈思
一個海盜集團中的5個海盜找到了100顆金幣,每一枚都一樣的大小和價值。 

由於海賊王想要這五個部下傷透腦筋,自相殘殺,規定他們分配金幣的方式如下: 

1。抽簽決定自己的號碼(1,2,3,4,5) 
2。首先,由1號提出分配方案,然後大家5人進行表決,當且僅當超過半數的人同意時,按照他的提案進行分配,否則將被扔入大海餵鯊魚。 
3。如果1號死後,再由2號提出分配方案,然後大家4人進行表決,當且僅當超過半數的人同意時,按照他的提案進行分配,否則將被扔入大海餵鯊魚。
 4。以此類推

 如果你是號碼1的海賊,應該怎麼分配金幣?

4/12/2016

你真的知道專案進度嗎?



只要是從事程設式設計相關工作的人,必然曾經參與某專案(Project)。專案的大小不一而足,有些只有幾天或幾週,有些橫跨數年。

如果有幸負責專案管理,則無論規模大小,掌握進度是除了管理利害關係人期望之外的第二重要的事情!!而實際上,要管理利害關係人期望的最好方式就是能有效掌握真實進度。

「掌握進度」之後,才能調整應變可能發生的意外,降低風險。


只要看軟體專案進度的「掌握方式」,就大致可以判斷一個專案經理的「本職學能」到什麼程度。

一個好的專案經理,可以單靠自己,就能足以掌握專案進度。

一個普通的專案經理,可以利用流程,規範,加上開發成員的協助在一個合理的時間範圍內,掌握專案進度。

一個很爛的專案經理,會利用各種會議,各種形式文件的填寫(WBS之類),直接或者間接的資訊,花很多時間,仍然不能掌握專案真實的進度。


很遺憾的是,好的專案經理很少,好的軟體專案經理,更是極端的少。因為他同時需要具備技術能力,透悉問題的能力,以及有效的專案管理能力。



要點一:以時間為單位


非軟體專案管理上,掌握進度的單位有很多種,例如「以執行預算」或者「實獲值」來掌握進度。(請參見PMP相關網站)

以軟體專案而言,「時間」才是真正掌握進度的單位。

當詢問負責的程式設計師:「A功能進度如何?」,而他回答「只剩下UI整合,加上DB欄位定義調整,就快好了」。這樣的回答,對於掌握進度幾乎完全沒有意義。因為,該程式設計師可能在A功能花了1天,然而UI整合與DB欄位定義調整,可能還需要另外花上3天,換言之「就快好了」根本不是真的,基本上只完成了25%。但該程式設計師並不是故意要說謊,因為或許最難的就是那25%。


程式設計師若以困難度為考量,進度就像下圖,功能完成之後,就「快要好了」。





但如果以實際時間進度為考量,則如下圖,功能完成之後,只完成了25%。離「快要好了」有很大的距離。




大部份的軟體工程師,著重於困難度。這並非不正確,只是專案管理在掌握進度時,實質進度必然是以時間為考量單位。即便「這件事情很簡單」,也必須要考慮「簡單的事情還是要有人去做」。



要點二:產出的事實


直覺上,大部份的產出當然是程式碼。實務上,非程式碼的產出許多時候會超過想像中的多 -  特別對於比較沒有專案管理經驗的人而言。


基本情況


最基本情境是,根據規格要完成功能A。一開始,程式設計師寫好了程式碼,並且自己編譯(compile)並簡單測試之後,簽入(commit)到版本控制系統中,並且和其他相關程式碼合併(merge)之後,整合成新的版本,並且新的版本經過QA測試後也沒問題。這個功能A就算完成。

在這個情境中,寫程式(coding)可能佔了70%的時間,另外merge以及測試可能佔了另外30%的時間。

專案經理要掌握的「事實點」在於:整合成新版本並經過QA測試後也沒問題,至此,功能A才算完成。


進階情況


在一個稍微複雜的專案裡面,根據規格要完成的某任務,實務上可分為「功能A」與「功能B」。一開始,幾個程式設計師分頭完成自己負責的功能,並分別自己compile並簡單測試之後,功能A與功能B就commit到版本控制系統的不同版本線(code line)。此時,QA分別進行測試,沒問題之後,協調某人「分別」合併功能A與功能B到主線(main line)並且整合成新版本。在整合過程,或多或少有需要修改的程式碼,也許在合併工能A的時候沒問題,但是在合併功能B的時候有出現問題,並也修正完畢。最後新的版本經過測試也沒問題。至此該任務才算完成。

專案經理要掌握的「事實點」在於,最後新版本經過測試也沒問題。至此,某任務才算完成。

但是,這和基本情況不同的是,整個過程很長,從數天到數週都有可能。coding本身可能僅佔50%。而合併,測試,在合併,修改等等可能佔了另外50%的時間。

與前述要點一相同,專案管理者要能掌握實際上的進展,跟「未來還需要花的時間」。在複雜的情況中要掌握,除了最後的產出事實之外,中間的進度掌握,需要靠專案管理人員對專案本身實務的了解。

專案進度的掌控,大部份是由專案經理個人獨立可以完成。其中,技術上的要素就是能否「判斷產出的事實」

而以軟體專案為例,專案管理者如要能判斷產出的事實,必須要能做「自己獨立」做下列幾件簡單的事:

1. 在版本控制系統中(git, p4, cvs等),找出過去一段時間的所有commit過的程式碼變更,誰去變更,為什麼變更。

2. 在最近的新版本測試中,看到哪些新功能確實增加

3. 自行檢查目前bug的清單,並且找出幾個關鍵的bug



假如你是專案管理人員,而你不認為上述事情是自己應該獨立進行,或者你認為上述事情會花太多時間,


請參見下節:除去迷霧。


要點三:除去迷霧


許多「非技術背景」的專案管理人員,常常用各式各樣的大大小小的會議,來獲取專案進度的掌握:每天早上例行會議,每隔兩天來執行bug review,每個禮拜來討論整合進度...開會的本身並不會「加速」專案進行,過多的會議,肯定會「拖累」專案進度。

如果你是一位主管或專案經理,而你迫使專案成員每天花超過10%的時間(也就是40分鐘左右)在正式的會議上,並且只是為了呈報「目前進度」。那麼,你實在是個很糟糕的主管,要麻,你就盡快辭職,要麻,盡快提升自己的專案管理能力,否則你的存在只是浪費大家時間

了解目前專案的進度,等於是除去迷霧,看清事實。除去迷霧的方式,必須要是「貼近事實」與「清晰的技術檢視」。


貼近事實


事實有時候很容易了解。例如:app要可利用facebook帳號登入。此功能容易判斷有完成,或者沒完成。

但有些時候事實很複雜。例如:某程式設計師宣稱,app要可以利用facebook帳號登入,他需要花12個工作天完成。12個工作天到底是長還是短?如果覺得太長,是因為寫程式的人能力不足?還是既有的app過於複雜,所以要加任何新功能都很難?


按部就班的貼近事實是讓該程式設計師先行「分解」這12個工作天。讓專案管理人員了解,他打算如何利用這12個工作天。

如果該程式設計師說「我這個是大概估計,12天就拿來做這一個功能阿,你還要我花時間去分哪天做什麼喔!我哪來這個時間」。這表示事實是,12天根本只是沒有基礎的猜測,他可能22天才完成,也可能2天完成。

絕大部分軟體專案,程式設計師的某行動完成都應該至少可以以「天」為最小單位,(也可是以「小時」為單位,不過太細的單位也會造成不必要的麻煩)。

超過2天估計,就應該可以分成「兩個以上的事情」,超過12天的估計,應該是建立在至少6個以上的某行動完成。


不能分解行動,表示沒有計畫,也對此任務沒有任何基本了解。

假設該程式設計師將app如何利用facebook帳號登入分解為以下工作:

(1) 修改UI: 3天
(2) 登入的程式碼: 7天

(3) 測試: 2天


專案經理應該要能看出,這樣的WBS其實完全是在應付專案經理,對貼近事實沒有幫助。他等同是一樣沒有了解任務。

如果無法將此任務交給別人,專案經理應該參與「計畫」與「分解」的過程。和程式設計師一起坐在某台電腦前面,將android studio打開,了解登入在哪邊加icon,如何到facebook取得App ID,facebook sdk如何使用。

對於有技術領導背景的專案經理,頂多花上一小時,就應該至少可以分解此任務如下:

(1) 到facebook developer網站了解sdk:1天
(2) 申請App ID以及了解相關規定:0.5 天
(3) 登入Icon要和美工討論實作方式:0.5天
(4) 執行登入,取得session:1天
(5) facebook帳號與其他帳號在db處理的不同:2天
(6) 與QA討論測試方式:1天
(7) QA測試:1.5天
(8) 其餘模糊規格的討論,例如是否可登出:0.5天

加總起來可能僅需要8天。但重點不再於天數減少,重點在於此計畫已經破除進度迷霧。當這個計畫開始執行,到了第三天,如果該程式設計師已經開始撰寫登入程式,那麼表示進度和預測相同,但如果他還在申請App ID,表示進度落後,專案經理需要調整進度,或找人幫忙。但無論如何,絕對在計畫開始執行的前期就已經知道如何處理問題,而不是到12天之後,突然發現根本無法完成。


(Android如何利用facebook帳號登入,請參考這裡)


清晰的技術檢視



前述的app利用facebook登入,專案經理之所以能和程式設計師一起坐下來定好比較清晰的時間,其首要條件在於具備清晰的技術檢視能力。

簡要的說,能區分技術難度,區分使用該技術對於專案的影響,以及,使用技術可能產生的風險。清晰的技術檢視能力,會有效提高對整個產品或者專案的洞察力。雖然,洞察力可以經過訓練磨練取得相關經驗,但實質培養卻需要有意識地進行。

技術檢視需要對技術的深度與廣度,每個專案經理所需要的技術能力各有不同,以下有個簡單的軟體專案經理自我問題清單,回答「是」就得1分。

低於5分表示是沒有技術檢視能力的專案經理。
高於8表示是罕見的擁有技術檢視能力的專案經理。

* [Yes/No] 你可以自己從版本控制系統中了解專案目前大致規模:(行數, 檔案數, 平均每工作日增加的程式碼數量),無須依靠其他專案成員嗎?

* [Yes/No] 你可以自己找出哪些程式設計師的程式碼常常會出現bug,無須依靠其他專案成員嗎?

* [Yes/No] 你每一週會隨意抽出幾個程式碼簽入(check-in)看看有沒有明顯的問題,無須依靠其他專案成員嗎?

* [Yes/No] 你會手動編譯專案,無須依靠其他專案成員嗎?

* [Yes/No] 你隨時知道目前技術文件(程式碼註解, api 手冊, 使用手冊)撰寫的實際情況?

* [Yes/No] 你知道專案成員實際花在專案的時間

* [Yes/No] 當某個進度完成時,你可以自己檢查該進度是否真的完成,無須依靠其他專案成員。

* [Yes/No] 你會用專案開發的主要程式語言撰寫工具用程式(例如查閱系統log之類),無須依靠其他專案成員?

* [Yes/No] 你能自己估計團隊能力和團隊完成某模組的大概時程,無須依靠其他專案成員?

* [Yes/No] 你能單靠記憶,繪出目前專案個模組之間大概關係,無須依靠其他專案成員?








3/25/2016

資深與中高階人才選用:三個要點





在資訊科技領域裡,資深或中高階人才選用遠比找到剛畢業很有潛力的人來的困難重重。

詭異的是,幾乎所有已經在資訊科技領域工作7年以上的資深專家,通常多少都會遇到獵人頭(hunter)的引誘。事實上,中高階的職缺其實很少,由組織內部升遷的機會很大。然而,如果真的從組織外部尋找,雖然看似符合條件者眾多,但能有效媒合卻是難上加難。




要點一:情境實例面談


絕大部份的中高階人才之所以是「人才」,乃是根據其真實的過去事蹟。而非未來想像。

在書面篩選階段,通常是根據過去工作經歷,決定要不要請來進一步面談。

而在面試階段,卻常落在討論未來的理想和展望。的確,未來的理想跟展望,的確很重要。不過,在面試階段,要判斷此人能否實現理想和展望,應該是根據其過去的「理想與展望的實際產出」。

一般外商HR的實務操作方式為:面談時著重於情境「實例」。(SAR: Situation Action Result) 

例如,有個軟體研發部門RD主管的履歷表中,表示有帶領軟體開發團隊開發軟體。此時開放性問題無法真正展現該主管的經歷,應該採用情境實例問題,了解過去的「真實例子」。


-- 爛問題範例 --


未來取向的開放性問題:「未來你如何帶領開發團隊?」「你覺得RD團隊應該如何與業務團隊溝通?」....這種問題的回答必定是十分鐘不著邊際的長篇大論。



-- 好問題範例 -- 

初級情境實例問題:「目前你的團隊共多少人,其中有直接report給你?」「此專案你本人有參與寫程式嗎?」「此專案你本人有執行code review嗎?」「這個專案一共大約產生多少行程式碼?」

......初級問題著重能取得簡單而無可偏頗的答案,答案可能為「是或否」,可能是「數字」。回答應該是在10秒內。




中級情境實例問題:「在帶領N個人的團隊裡,你個人做過哪一件事情對團隊合作最有幫助?你怎麼做的?結果是什麼?」「在之前的工作裡,你做過最糟糕的決定是什麼?為什麼此決定是最糟糕?」

......中級問題著重於過去的某單一事實,必須引導回答針對這個人的實際作為,以及產生的結果。如果詢問的問題是負面資訊,例如犯下的錯誤。必須確定是問到犯下「最大的錯誤」。在面談過程,如果一個中高階主管,在過去7年的職業生涯沒犯任何錯誤(或者拿一些小小的失誤當作談話材料),很可能是隱藏事實,但更糟糕的是,他不覺得自己有任何錯誤的地方。


高級情境實例問題會和另外兩個要點:「本職學能」以及「獨立執行單位有關」請參考以下兩節。


簡而言之,SAR的基本概念很簡單:找出事實,而非空想;討論實際,而非理想;了解過去,而非未來。這部不代表理想與未來不重要,而是要判斷中高階人才的理想與未來,應該是看他「過去實踐過多少」,而非不是他「打算未來實踐多少」。


參考資料:(Careerly, SAR)





要點二:本職學能


已經位於組織中高階,很有可能早已不具備,或者喪失本職學能。因此,正確判斷是否具有合適的本職學能極端重要。

然而,中高階位階的人,其本職學能比較抽象,需要有方法加以判斷。

資訊科技領域的判斷方式有:(1) 基礎經歷 (2) T型延伸 (3)培育人才


(1) 基礎經歷:

以職業籃球為例,目前NBA的總教練,必然曾經在他人生的某個時期是「頂尖球員」,也許只是在NBA眾多明星中的候補球員,但也至少是NCAA某個第一級學校的球星。縱使不是,至少也是在高中時期,某一個州的的MVP等級球員。總而之之,他必然曾經當過明星球員,因此在當總教練的時候,能夠了解一整隊明星球員的思維,球員在比賽時的「真正作為」

同樣的,假設在軟體開發,找尋中高階的帶人主管,他本人必須「曾經是軟體開發人員」,最最最起碼也需要有3年以上實務寫程式的經驗。一個的SA或PM,也許工作的經歷還不錯,但如果沒有務實的寫程式經驗就來帶領開發團隊,就好像一個資深的球隊經理,看過很多比賽,卻沒有實際上打過球,就來當總教練一樣的危險。

或許有人會說,有些人屬於「將將之才」,他當將軍比當士兵還適合,不應該以過去的基礎經歷來斷定。在其他領域,或許是,但在資訊科技領域,「沒寫過程式」就是「沒寫過程式」。


其他的基礎經歷,必須有「清楚的事實」的佐證。例如,在履歷表上有AWS的使用經驗,就必須要清楚地知道何謂使用經驗?是用過EC2/S3/Route53,還是用過那數十個服務的哪些服務?是自己親自使用還是「指揮」別人使用?使用的規模有多大?等等


(2)  T型延伸

T型延伸的基礎是先有「基礎」,因知識與職責擴展的關係,延伸到其他相關領域。例如,在已經有智慧型手機應用程式開發的「基礎之上」,延伸到線上行銷,社群開發等等。

誠如前一節所述,沒有基礎,延伸不具意義。

關於T型人才,請參考這裏這裏

(3) 培育人才 

並不是每個人都會是好老師,不過如果中高階人才承擔的任務與管理有相關時,能否「培育人才」將會是團隊成功的關鍵。在SAR的方式裡要找到培育人才的方式很簡單。初級問題像是「你個人過去六個月以內,做了哪一件事情最能幫助團隊培育人才?」。中級問題像是「」




要點三:獨立執行單位


資深的工程師和初入社會的新鮮人最大的差別之一,應該是能夠自我成為一個執行單位。判斷是否已經成為獨立執行單位,是選才關鍵要點。


判斷的基礎方式有:(1)自我培養,(2) 計劃未知,(3) 人才培育。



(1) 自我培養

可以在組織裡,自行培養自己,發起並參與適當的事件。在中高階人才中,不存在「組織要協助培養能力」的情況。

這並不代表不用學習,只是不應該透過組織來建構自己的職業生涯和學習計畫。資深與中高階人才,應該要能自己規劃學習計畫,主動學習,並且「主動」將自我成長與組織成長「整併」。

僅專注在自我成長,對組織沒任何好處。努力使組織成長,放棄自己的成長,對組織也沒有好處。雙贏才是長久之計。



(2) 計劃未知

沒有人能預測未來。但資深中高階人才,應該能透過本身的技術能力,工作經驗,長久累積的直覺,有效看出至少數個月後的可能發展,並能有效制定計劃。

計劃(plan)本身並不重要,重要的是做計畫(planning)。中高階人才應該能在有限的已知情況中,盡可能計劃未來,建構真正的目標,評估控制風險。

而這計劃並不是為了展示,也不是文書作業,也不一定需要900頁巨作。關於計畫,請參考這裏


(3)人才培育:

請參閱前一節的培育人才。






2/12/2016

工作筆記的三個重點



這幾年來,市面上有如何做筆記的書。例如記事本圓夢計畫重點就是要這樣記不花錢學筆記(註1)等等。

在 youtube上也有很多類似的教學影片,在youtube上搜尋"how to take notes"可以找到數十個教學範例:例如這裡

大部份的筆記教學,大概都是透過個人經驗,指引筆記的技術。例如,有效使用不同顏色的筆,將一頁分成兩欄,左欄做為索引用途,右欄作為記錄重點用途,等等。

而筆記教學的目的,則和筆記教學的內容有根本上的差距。筆記的「目的」,通常極為崇高,例如實現人生夢想。但筆記教學「內容」,卻是極為底層,例如,試圖說明為什麼紅色的筆,適合書寫哪些東西。

其中的差距,其實只有三個難以實踐的重點。

找到並擷取重點,採取正確形式,定時審閱檢討。


重點一:重點



無論是會議紀錄,執行工作中的紀錄,在學習新技術的筆記,都應該擷取並且記錄重點。

這是無庸置疑,但不見得容易做到。

以軟體開發而言,會議記錄的首要重點在於「結論」,而結論的重點在於「會議後執行的行動」。會議的過程,熱烈討論的經過也可以摘錄重點,但都沒有最後結論來得重要。

以學習筆記而言,如果是要學習既存的軟體程式,以便於接手未來開發工作,學習的紀錄重點在於「為什麼」程式會這麼撰寫,而非程式怎麼被執行。因為「為什麼」的理由可能只有當時的工程師才知道,而怎麼被執行,卻是原始碼的本身就會告訴你的。

以日常工作記錄而言,工作八個小時之後,重點在於紀錄「今天你認為已經完成的最有價值的事」。並記錄為什麼這是有價值的。

重點的節錄,不見得只有「寫下來」這種方式。當特殊email出現(例如變更規格email),可以直接列印出來貼在筆記本上,不但節省記錄時間,還可以完整紀錄email時間和收件人。當技術討論會議結束時,將白板的複雜圖形拍照,直接email,或者列印,或者交由虛擬助理後續處理,都是簡單有效的方式。

庶務(註2)上的重點,也應該當重點擷取紀錄,但要切記不要將紀錄庶務,當作有價值的東西。應該統一記錄在某處即可。

補充一下:

在工作中,重點難以找到的原因很多。例如:每個人認為的重點不一樣;重點有時候會轉移;這事情壓根就完全不重要...等等。

根據自己對團隊組織的存在價值的正確理解,再加上對自己目標的認知,才能記到真正的重點。

以startup為例:三個初創的創業夥伴,各有1/3的公司股份,則必須要對組織未來存在價值有正確共識。假設其中一個人目標是希望能在2年內損益兩平,而另外兩個人則是希望在兩年內能獲得某程度的市場佔有率。這兩個目標就非常不一致,透過工作筆記「重點」的紀錄,很快就可以察覺不同(請參閱第三段審閱)

以在大企業工作為例:一個10人的軟體開發團隊,其目標是在某日之前完成某產品功能。其中有3人是負責品質(QA),另外6人負責開發(RD),還有1位是專案經理(PM)。作為QA的人,其工作記錄重點,就應該會與PM有很大的不同。QA的所有工作相關記錄重點,應該是「到目前為止」的品質狀況。PM則應該是「到目前為止」所有利害關係人的期待是否被滿足。





重點二:形式



工作相關的筆記,正確的形式能獲取效率。

形式的優先順序應該是:

1. 圖
2. 表格
3. 條列式
4. 一段文字
5. 沒有紀錄

換言之,可以畫圖就不應該做表格,可以是表格就不應該條列,可以條列就不要用一段文字描述。可以有機會紀錄,就避免沒有紀錄。

以軟體工程師而言,mindmap (心智圖)可以擴大思慮完整性,並且將事情想得完整。UML的各種圖形標準,則已經涵蓋各種技術的表達的可能性,幾乎不需要其他規格的圖形。

如果是專案管理的角色,則RACI(表格)會很容易表達各種則關係。但是,如果要和利害關係人報告,則不可避免的應該使用投影片(slide)形式,作為表達的形式。

形式似乎很簡單。但是缺乏對形式的正確認知和練習,只會事倍功半。

一些例子:mindmap(心智圖)可以作為決策樹的前身或練習。任何文件(ptt,word)的表格,應該先在excel中實作之後,在插入投影片。任何excel的條列,必須是二維,並且應該先試圖使用pivot做簡單的分析。



重點三:審閱



定時審閱工作筆記,構成對於過去工作價值的概觀。


審閱的方式很簡單。固定時間(例如每兩週,每個月)把過去一段時間的筆記攤開,快速看過一遍。誠實的面對自己,「二次紀錄」需要改善的地方,特別是哪些事情「浪費時間」。然後,每年,固定時間(例如剛過完新年)審閱過去所有的二次紀錄的地方,再次誠實面對自己,審思如何改善。

如果你已經每天固定紀錄「最有價值的完成事項」,每個月應該花10分鐘,審閱過去的筆記。了解這些最有價值的事項,累積起來,確實讓這個月過得有價值。如果沒有,則應該「現在馬上」進行改變,即便只是稍微調整工作的方式,工作的目標,有改變都比沒改變好。

工作的會議紀錄,則要審閱並且演討「會議後執行的行動」。特別是沒有達到的行動。

工作的學習筆記,則要審閱之前有問號(?)的記錄之處,是否已經都了解。在工作中如果有發現之前紀錄沒有發現的問題,則應該額外紀錄遺漏之處。

沒有固定審閱筆記,跟沒有做筆記基本上是差不多的。


沒有審閱並事後查核會議紀錄,等於會議沒有紀錄。

審閱,能達到筆記真正的崇高目的,也就是幫助「未來」而不是僅只記錄過去。





註1:不花錢學筆記,這本書不是免費,還是要花錢買。

註2: 所謂的庶務,指的是某些資訊或者行為,本身也許有價值,也許沒價值,但無論如何,它不是這個團隊存在的重要過程或目的。例如:某個特殊系統的帳號密碼,大企業裡某些申請經費的特殊流程,辦公室阿桑固定掃地時間,福委會團購產品方式,某些高層主管定時會議的地點等等。很多大組織(特別是公務機關)中的老員工,把熟知庶務當作本身的價值。在資訊不發達的時代確實如此,但在今日已流於荒謬。



沈思:

1. 工作筆記的其實和紀錄的工具沒有太大的關係。不過,如果你是在西元2006年之前投入職場的人,在哪邊可以看到10年前你的筆記呢?今年(2016)你的筆記,以哪種形式存在,會留存比較久?


12/03/2015

如何充實自己:三個自我學習的快速方法



資訊科技進展不只迅速,它順帶擴大自我學習的可能性。大部份的人只要能夠上網,就可以取得各種即時的訊息與知識。換言之,很多人都認為,資訊科技領域沒有什麼東西是學不會。

但是,沒有人一開始什麼都會。即便資訊工具改善過去知識的取得的不平等,但是自己要有意願和方式去學,這件事是沒辦法由技術來改善。


而為了充實自己而學習是沒有最好的方式。然而,多參考別人的方式,建立對自己最適合的方式是簡單並且直覺的選擇。

學習的目標,以及打算達到的廣度深度各有不同。如果只是很淺的了解個大概,只要用google搜尋,看看wiki大概就可以了。不過這樣的學習非常的片段,並且沒有組織。如果想要建立足夠的深度,這樣的方式獲取的知識過於片段,難以累積。(參考->片段知識的危害)


提供三種務實的方式,這三種方式的目標,廣度,深度,所需要的時間各有不同:


(1) 方式一:圖書館堆書



做法很簡單。只要你有想要充實並且學習的主題。無論是組織行為,還是憂鬱症;無論是個人領導力,還是專案管理。只要是社會科學,企管相關,科普等目標都蠻適合。

在這裏,假設你想要學習並盡可能瞭解"精實創業"。

首先帶著筆和紙,最好先不要帶手機或電腦,去附近的大學圖書館,或者比較大型的圖書館,例如新北市書館,台北市圖書館。

在圖書館的公用電腦,查詢"精實創業"以及相關字詞"創業"/"精實",記下列出來的書本期刊,當然最好連同英文書也查一下。列出這類型的書籍在哪一樓哪一櫃,直接到書櫃上把所有相關書籍全部搬到座位上堆成一堆。通常相關書籍都會集中在同一櫃,所以搬動起來應該很方便。

接下來,拿起筆和紙,打開第一本書。抄下書名,作者,出版日。簡單瀏覽一下目錄以及推薦簡介,看完目錄之後,把你認為重要章節名稱,手抄在那張紙中。再打開第二本書,重複剛才的動作。如果有20本書,大概只需要花一小時就有完整清單。

然後,仔細看一下清單,排列組合並且思考一下,哪三本書,所可能涵蓋的範圍最廣,時間最新。快速地將這三本書的目錄再度瀏覽一次,選一本先看完。然後休息一下再看另外兩本。這樣大概需要花兩小時,就可以對這"精實創業"有足夠的粗淺了解。

最後,記得先休息一下。休息完之後,在腦中思考這三個小時裡面學到什麼。憑藉這三小時的記憶,在腦中描繪「精實創業」的概念與自己認為重要,或者奇怪,或者有疑惑,或者有爭議,或者和其他領域連接的地方:這些地方稱為轉折點。回到那張有目錄的紙上,找出某些書上有解釋你認為重要的轉折點,閱讀並且理解這些轉折點。如果有20本書,起碼可以找到3本以上有這類型的地方。最後這個階段,能夠建立從別人身上了解的知識批判性,不過也最花時間,可能起碼要3小時以上。

因此,花上六小時,你就可以曾原本不了解精實創業,變得比大部份的人都了解,肯定比只在google搜尋,看看wiki的人瞭解更多。不過,請注意這只是充實知識了解而已,真正的精實創業就像打籃球一樣,是沒辦法光用看的方式是不可能實踐。

這個方式,我本來以為是自創的,但是後來發現有很多人都用類似的方式,只是做法各略不同。果然太陽底下真沒有新鮮事。

關於大量閱讀,可以參考這篇:大量閱讀的三個步驟

(2) 方式二:心智圖表徵


在已經有某些知識的背景上,試圖瞭解新的方向,或者找到自己缺乏的方向上,mindmap (心智圖)還蠻適合。他也很適合探索自己未知的事情,或者強化個人思慮的周密性。

在這裏,假設你想要學習並盡可能瞭解"軟體專案管理"。並且也認為自己想要擴張這方面的相關知識。


首先,拿一張紙(最好比A4大)一支筆,把主題寫在中間。將心裡認為可能的最重要項目連結起來。例如下圖:



把自己沒有經驗的,缺乏的地方做一些記號。通常我會使用問號?。接下來專心的根據自己缺乏的地方,尋找相關資料。重點在於,有組織的擴張知識,比片段搜尋來得有意義。

順帶一提,心智圖用法很多,"充實自己"只是其中一種。心智圖 (mindmap)不是什麼新科技,而且每隔一段時間就會有各式介紹文章,例如這裡,以及這裡。雖然介紹的範例與文章很多,但實務上,心智圖還是完全依賴人的過往經驗和創意連結。 


(3) 方法三:教學相長


這特別適用於資訊科技類型,例如程式語言,系統平台,或者任何技術。基本上,會先用其他方式(上網看書,練習實作等等)累積自認為足夠的知識與能力。接下來,想快速增加深度。或者充實自己想像不到的方向。教學相長是一個好方式。

就近找朋友或者同事,用你認為最精闢的方式,把技術和務實做法分享出去。光是在準備「教材」的過程中,就可以知道自己哪些觀念或者哪些方面不足,從準備教材的過程,就已經開始自我充實。

而最重要的是,取得聽眾的意見和問題。因為,他們可能會問出你想像不到的問題,讓你看到想像不到的視野。

實務上有幾個主動教學方式可以參考:



* 在大組織裡的主動分享

如果你是一個大企業裡面的員工,就自願性的訂一個會議室,訂一個主題,邀請一些相關的人來聽你分享某個技術。這樣的行為很簡單,而主管通常也很鼓勵主動進行。如果信心不足,可以訂一個極簡短的主題,這可以確保想來聽的人不會覺得浪費時間,也可以讓你精深的準備一個項目,提升自己的信心。



* 參加研討會:

參加研討會,並且把自己的知識在研討會上分享比想像中的容易很多。當然如果你要參加的研討會是類似IEEE的學術性質研討會,那你得花時間寫論文,而且不見得會被取用。不過,一開始先找lightning talk就很簡單,雖然只有幾分鐘,但是可以很快地獲取聽眾的真實回饋。



* blog/youtube教學影片:

近年來的分享知識方式。它無法立刻獲得聽眾回饋,但重點在於製作影片,或者撰寫blog文章之後,自己在試著重新閱覽一次,通常就可以找到許多漏掉的細節,或者過於瑣碎無用的地方,或者找到和其他人不同的觀點。

* 找到具體達成的目標:

例如:考取「低成本」證照,以Scrum為例可以參考這篇





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