企業巫醫：創業初沒準備好 就先別找工程師（讀書心得）

Don't hire a software developer until you read this book是一本有趣的書，它的副標題是：學習如何管理應用程式的開發流程，確保你的手機程式，網站，網路應用的產品會成功做出來。

這本書和一般的企業巫醫做法略有不同，它只專注在一個單純面向，就是「非軟體人員如何建構軟體開發團隊，並且做出自己要的產品」。實務上，它是一本工具書。裡面的Pro Tips直接而且不廢話的指出應該要的做法。

這本書花了好幾個章節，大致闡述了近年來軟體開發的相關技術與運用，並把重點放在非技術背景的創業者，如何組織建立軟體開發團隊，並且讓團隊往期待的方向前進。

做得到書上的內容的人，大概就是程式設計師心中的好老闆，或者是好ＰＭ。

然而，這本書其實也非常適合給「程式設計師」閱讀

它展示非技術人員領導軟體產品開發「真正關心」的地方：也就是實際產出。至於開發人員使用的程式語言，使用的軟體工具，甚至想要把產品做的完美...這些都是不是考慮的要務。

例如，在書中說明新創產品開發常犯錯誤的幾條

(1) 為求完美把錢燒光了：

MVP需要的是最小規模的產品以及最好的品質。但太追求完美因而增加太多附屬功能，在作者來說是一種無法控制的浪費

(2) 輕忽看似很小的需求規格改變

例如某些開發人員會說「這不會花太長時間，只是把按鈕從這邊移到那邊」。開發人員當然會負責搞定，但是要求預估時間是創業家一定要做的事情

(3) 忽略測試

測試的重要性應該不用多提。然而非技術人員很容易忽略測試的重要。

(4) 即將上線前做需求改變

對作者來說，這等同於自殺任務。其實資深的軟體工程師在內心深處都很清楚這點，但是創業者或PM想要自我毀滅的時候，又有多少人可以阻止？

(5) 開發中後期增加人力以加速開發

在人月神話這本書中有很長的篇幅描述，很多時候增加程式設計師只會讓專案速度更慢。



此外，一般開發人員也可以透過這本書獲得Lean-Startup的精神概念與實務上Agile開發的整合。
舉例來說：它說明了Agile原則，以創業者的角度，來看agile的各種方法論對軟體開發的好處。並且也拿實際工具(Trello)，展示一個創業者實際對開發團隊該做的動作，連同移動Task Card都說明很清楚。MVP，如何做出最小可行規模的產品。從創業者的角度，來看這些工具，其實更可以讓軟體工程師知道專注於最小變動需求的好處。

創新公司軟體專案時程管理 (三個基本概念)

絕大部份創新公司，其實在衡量任何事情的時候，其所消耗的標準，並不是真正的金錢，而是創業夥伴們的時間。

每個人一天只有24小時，雖然今年是2015了，但是你還是不可能有時光車讓你爭取更多的時間。因此，專案的時程管理變得很重要。

時間管理的技巧方法很多，如果沒有概念可以先參考這裡。但最好先建立一些基本的觀念：

(1) 觀念一：每個人的時間效率有天壤之別

特別是技術類型公司，單指寫程式的效率來說，最好的程式設計師，和最差的有很大的差距。有些研究說是10倍，有些說是上百倍。

不只是程式設計，其他工作類型也一樣。更有甚者，品質的產出也被證實和速度沒有很大的關係。換言之，又快又好是絕對有可能的。

(2) 觀念二：每個人時間的比較利益不同，因此可以分工

那麼，這樣來說我們雇用三個強人不就搞定一切事情了？首先你不可能有機會在一開始找到三個強人，因為強人早就已經有非常好的工作。就算你運氣好到不行，真的雇用了三個強人，有趣的工作可能只有一個，也不可能三個人做同一件事情。

所以分工變得很重要。比較利益法則（參見wiki)解釋了為什麼多人合作有可能1+1>2。只要大家負責的部份，是相對其他人比較專長的部份。

不過分工是否得當，會有相當大的差距。在超大型組織裡面，以現代科技發展的程度而言，分工會自然發現，即便沒有效率也會發生，例如，任何開發中國家，經濟發展的時候，投入初級產業(農林漁牧)的人自然就會慢慢變少，換言之，只要少數人的努力就可以提供食物給其他人，而其他人就可以去做更多讓生活更愉快的事情。

但是在小型組織，例如只有5個人的startup，就必須要時常檢視這樣的分工是否合理，能否達到綜效。

(3) 觀念三：中短期的專案，其完成時間早就已經固定

一個為期1-5個月的專案，當目標和資源已經定義出來的時候，其實完成的時間早就已經被上帝決定好了。問題在於，創業夥伴們，能不能事先看出來。如果一開始對時間的估計有誤，接下來新的專案就要把失誤考慮進去。

對，沒錯這就是Agile/Scrum的基本要素，無論什麼理由，當你打算完成的事情決定好產出的目標之後，時間早就已經被決定，你能夠做的就只是盡自己的能力，縮短預測的失誤，而經過幾次中短期專案，理論上，創業夥伴們的能力和資源調配方式，已經讓大家可以準確預測完成的時間。



越是能了解時間的控制，就越不被時間控制。

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沉思：

考慮以下說明：時間基本觀念很重要，因為創新公司，事情完成度是以時間來衡量，而不是以事情的進展來衡量。為什麼呢？

跨國專案，發生於startups的三個原因

談到跨國軟體開發專案，大部分的研究或者討論案例集中在大型組織。但其實，最有機會跨國界發展專案（特別是軟體專案）的其實是創新公司startups。

什麼是跨國軟體開發專案？很簡單就是一小群人，分別處於不同的國家，為了同一個專案目標而一起努力。

為什麼跨國軟體開發專案會發生在創新公司？

第一個原因是創新企業的彼此合作。

創新企業，越能取得全球開發資源 越能專業分工。前一陣子很多與container技術相關的創新公司(cloud startups)，許多除了取得很多投資者的注意，彼此之間也會互相合作。例如coreos.com，除了把自己的產品以開放源碼(open source)的方式放在市場上測試之外，他肯定還是得與其他新創公司合作，讓產品可以先行在比較願意嘗試新技術的組織裡試行。

在同一個所謂育成中心的新創公司彼此合作是很合理，但如果你的新創公司鎖定於全球市場，最好一開始就先嘗試接觸其他國家的新創公司。因跨距離的合作而成功，這樣的例子屢見不鮮。（當然因為距離與文化失敗的也不是少數）

第二個原因是委外開發。

由於網路發展太過快速，使得大部份的國家(也許中國例外？）互相聯繫的管道速度變快非常多，而軟體開發專案，理論上彼此之間只要有共同的開發工具平台（例如git 加上 jenkins 加上 jira）再配合視訊電話工具 -- 目前最跨國的工具仍是skype，就可以一起合作。對於企業來說，只要妥善面試，外包給印度，巴基斯坦，白俄羅斯的軟體程式設計師，其實效果跟雇用當地的工程師其實差不多。（前提是要面試得當）

另外一種委外開發是因為個人背景關係。舉例來說http://www.cognitivescale.com/ (算是2015年最受重視的startups之一）他的創始人是印度人，雖然總部是在德州Austin，但很明顯還有許多研發資源直接設於印度。

第三個原因取得跨國客戶。

internet快速發展的讓人忽略轉捩點的發生，各個國家的資訊障礙彼此之間差異越來越小（恩..也許中國再次除外）換言之，如果一個新創公司的產品，是屬於internet上銷售並且使用的產品，那麼一開始就要考慮取得跨國客戶。

如果要取得跨國客戶，某些時候還是必須要利用非本國資源。以台灣初創公司的角度來說，由於距離世界另外兩大市場（北美，歐洲）仍然有距離，在產品開發上，至少在介面，使用者功能部分，如果委外由英語母語者合作開發會比較接近現實。

跨國專案有其困難度，但如果分工得當，其效果遠比在單一區域來的好。

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選擇跨國委外開發商的務實流程：三個要點

不管委外開發什麼東西，東西有多複雜，時間有多長，正確的選擇委外廠商就等於成功了一半。

會使用委外開發的目的一定涵蓋兩點：

(a) 讓組織專注在重要的事情，
(b)成本效益。換言之，選擇委外開發的廠商或個人，也至少要涵蓋這兩點。

而對於新創公司來說，委外還有另一點優勢：就是

(c)迫使你自己更瞭解自己在做的事情

因為你需要完整的把細節用文件簡要說明清楚。如果你自己沒辦法把事情說明清楚，那麼不用說無法委外，你可能根本無法有效率的創業。這樣的創業只會讓你日以繼夜的努力，卻事倍功半，就算成功也是運氣成份居多。

在做任何選擇的時候，都要把握20/80法則，也就是用最省時間方式，確認最多關鍵成功因素。建議使用以下三個實際要點：

(1) 要點一：要確定理解規格

確認理解規格，很多人以為是外包商的責任，其實應該是業主的責任。因為業主不應該雇用一個不理解規格的人！換言之，業主要能在委外活動開始之前，確定外包商能理解規格。

這點聽起來很直覺簡單，簡單到就像大家都知道不能闖紅燈，上班不能遲到，開車不能喝酒，寫程式應該要有Unit Test一樣。可是實務上就是有很多人做不到。

根據經驗，所有外包的失敗，有起碼75%的源頭，可以追溯到對規格的不理解。因此確定外包商理解規格才能外包是第一要務。

那要怎麼在還沒簽約前，確認外包商理解規格？

用電話/email問他：Do you understand the spec？然後他會回答：Yes。....這做法是100%完全沒用。

請他看完規格書之後，問他一下：Do you have any question。然後他會回答：No。...這做法一樣100%沒用。

另外，規格也要對QA稍作定義，倒是不需要洋洋灑灑列出421的test case，只要簡要的把最重要的幾個使用者行為定義清楚即可。

最簡單的作法是用過濾刪選。實務作法如下：

1. 篩選掉不認真看文件的。

首先在發標之前，先把規格簡單的描述一下。然後在文件的中後段，穿插一句話：If you see this, please add the secret code "Bravo" in your proposal。這個目的很簡單，就是要刪掉，連看都不看就想要來投標的人。因為透過網站來投標的成本很低，所以有很大的機會亂槍打鳥。要投標的人，一定會提供proposal，而實務經驗來說10個來投標的，竟然只有5個有真的看文件，並且把Bravo這個字眼放在proposal的第一行。

換言之！用一個簡單的方法，就可以篩選掉一半根本沒認真看文件的人。沒認真看基本說明的人，可能壓根錯估時間跟成本，萬一選到這樣的外包商，最後吃虧的一定是業主。

2. 篩選掉無法回答三個技術問題的。

準備三個簡單但是重要的問題，讓外包商回答。舉例如下：

(a) Did you use dynamodb (aws) if you did, let me know why you use it.

(b) Please simply describe how to let android app use fb login.

(c) what is the most difficult things on our specification?


依照這三個問題的回答，業主很快可以判斷，剩下來個5個之中，哪些對於要做的事情比較有信心，哪些是完全沒信心。

3. 篩選掉估計時間不合理的。

前兩個問題都通過之後，就請剩下來的人估計時間。這時候估計的時間，請他要給完成的時間點，而非要花多少天完成。外包商花多久時間，多少人力完成，其實業主不會需要知道，也不可能知道。然而，業主需要知道，幾月幾號幾點，會取得什麼樣的東西。

如果完成的時間本來就預期很長 - 所謂很長是指超過2週。就應該請外包商分里程碑(milestone)分階段產出，分階段驗收完成。時間估計不合理的長或者不合理的短都會有問題。但是，在這個階段倒是可以多花幾分鐘，了解問題在哪？例如也許是他剛剛好這禮拜要畢業，準備畢業考試之類的？有些時間的延宕是可以接受，但是一定要知道原因。


以上三個篩選步驟都很簡單，任何複雜的專案，都只需要花15-20分鐘就可以完成上面三件事情。但是這三步驟絕對會讓你節省不少寶貴時間。

另外強調一下。規格不在於細節，所以鉅細彌遺地250頁規格書一定也沒用。不如一個兩頁的精要版。

(2) 要點二：要確定目標

讓外包商理解目標，以及確定外包商理解目標，也是業主的責任。

所謂的目標是指，根據規格完成的東西的真正意義。例如，規格書上詳述要完成一個android APP，並且可以用fb login，並且可以記錄帳款...等等內容。但是，所謂真正目標可能是：必須要在某月某日之前，讓具有某些功能的APP上線，並且可供使用者免費下載。這目標的確和規格書一樣，但通常規格書沒辦法表達優先順序，以及真正的完成，以此例子來說真正的完成是要放到google play上線通過。

當選定外包商之後，一定要花20分鐘，以電話或者視訊溝通這次外包的真正目的，而規格書是達到真正目的的最大參考，可是規格書本身不是目的。這點一定要說明清楚。

(3) 要點三：要有plan-B

選擇委外開發，通常不會是把核心項目委外開發。因此，理論上外包失敗應該不會有滅絕性的結果。

所謂的Plan-B就是要有外包失敗的計畫。Plan-B類似危機管理(Risk Management)不過遠比危機管理簡單，它只需要知道：外包失敗的結果，以及如何因應。

1.  定義何謂失敗：

首先一定訂清楚定義何謂失敗，每次外包行為只有失敗跟成功兩種，沒有中間的。模糊不清的選項只會讓事情變得更複雜。以前述APP開發為例，所謂成功指的就是在某月某日之前，具有某功能的APP上線，並且通過所有定義好的當初簡要的QA測試。所謂失敗指的就是不滿足成功的所有條件。換言之，失敗不見得我們就不付給外包商費用，有可能外包商分階段完成，但最後完成的日期比預期晚，那仍然是失敗。

2. 失敗如何因應：

一但確定失敗，就一定要用預設因應方式。以前述例子來說，因應方式可能有很多種。

例如，雖然功能都可完成，QA測試也沒問題，可是已經確定無法準時上線。所以因應方式就是把計畫往後推延N天。然而，這個N天必須要是事先定義好。不能是當失敗發生才定義。原因在於，唯有事先定義好的失敗處理，才不會讓其他事情跟著失敗，如同骨牌一樣，一路倒個沒完，那就等於是把核心關鍵任務外包。因為延宕N天是事先定義好，換言之，其他事項早就已經把N天計算進去，因而這個N天就變成無關緊要。

然而，如果不是時間，而是外包商倒閉，或者壓根就消失，當然就要啟動重新委外行動。一樣會延宕N天。這N天，一樣也是必須事先定義好。

換言之，失敗因應其實都和時間有關係。當然和外包成本也有關係，只是通常這樣的外包最後真正付出金錢損失通常不大，因為現行的外包平台大部份的情況下，都會保障業主不會付出冤枉錢。反倒時間與精神損失才是重點。


這三個要點，無論專案有多麼大，有多複雜，都可以在1.5個小時之內完成。根據我們過去N次規模不同的外包經驗來說，採用簡單的三要點作法，讓我們自己將外包成功率從30%提高到90%。

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德國柏林的創業環境-三個觀察

在台灣看2015年相關的國際新聞，會發現德國一直都是某些事件的主角。從希臘債務問題，到中東難民大舉前往德國，再到前陣子VW發生造假事件。然而，眾多新聞之中，其實悄悄然一直有件事情，在過去5年中慢慢發酵。

那就是柏林的年輕化以及歡迎各國（嚴格上來說應該是歐盟各國）年輕人加入柏林創業。


在跨國合作的經驗告訴我們，每個人其實都不一樣。如果有人概括性的說，某個國家的人都怎樣怎樣，那幾乎都是某種類型的偏見。通常認識一兩個某個國家的人，就會把這一兩個人的個性行為，當做該國的代表人物。偏誤率實在很高。

我認識並且有私交的德國人做事很務實認真精細，當我去德國政府網站查詢創業相關資訊時。實在很佩服該網站務實的精神。這個半官方網站是德國工商總會(IHK)，類似台灣經濟部底下的半官方機構。在他的網站上，你很快能找到重點，

例如你可以下載這篇（Starting a Business in Berlin) 來看看要怎麼在柏林創業。這篇雖然說是A Beginner's Guide，但是其實重點都有講到，而且幾乎沒有廢話，也幾乎沒有官腔官調。順道抱怨一下，以前台灣某些政府網站以及公開資訊，實在都很官腔官調，感覺上是要建立一個門檻，讓老百姓越不了解越好。

這裡建議，只要是想創業的，最好把這份文件詳細閱讀一下。它一開始先希望你自己了解一下，自己為什麼而創業。並且實務的建議你，哪些創業類型適合你，甚至也會警告你，哪些創業的原因很難成功（像是如果是因為長期找不到工作而想要創業）。

接下來不能免俗的要說明哪些註冊公司的方式適合（例如合夥公司，股份有限公司等等）但是在法規的說明上，講的清晰易懂，在註冊公司的種類上，甚至會說這個種類是最多人選的，或者是最少人選的。然後，它就開始說明，如何計畫自己的生意，從business model到Elevator Pitch都有。最後還列了在德國完整的相關資源。

重點在於，它把創業的從頭到尾描繪清楚。讓讀者有概括性的認知。這的確是我看過最清晰易懂的政府文件。更重要的是，它是英文版，不是德文版。

三個觀察：

(1) 相較於英國美國還是稍微保守一點

在不前往英國的情況下，台灣人絕對可以去英國註冊一個公司並且開始營業。如果是經營資訊產業，例如經營一些手機APP，那麼甚至可以永遠不去英國。

美國資訊產業對於創新有極大的樂觀性。對於招募資金甚至極為寬鬆。

相較之下，德國還是略顯保守。原則上要成立股份有限公司需要25000歐元的門檻（這個門檻跟台灣差不多）。無限公司容易成立，但失敗了要賠身家，大概很少人想這麼做。因而相較於英國美國，其法規略偏保守。

另一方面，對於哪些人可以來經營企業也較英美保守。

在英國基本上，只要能證明存在感，大概就可以開公司。美國也是，但是如果人住在英國美國當然需要工作證（綠卡）或某種簽證（工作簽）。但如果不住在當地，英國是可以註冊公司並且營運的。

然而在德國，不管有沒有住在當地，你必須要是(a)德國人，或者，(b)歐盟某國家的人，或者(c)有商務協定關係的國家，目前是美國，加拿大，瑞士。這三種條件下的人，才能在德國創業。如果不是以上三種，必須要先到德國大使館取得特別的簽證才行。但就目前歐盟28個成員國，加上美加以及鄰近的瑞士，應該也足敷柏林成為夠國際化的都市。

(2) 相對便宜的環境聚集了人才

在歐洲主要150個主要都市中，柏林的物價是排名(2015年)很後面。單指所謂西歐先進國家而言，根本沒有任何一個城市比他還便宜。

當然相對便宜，而且容易發展的環境，很快吸引各國的人才。事情總是有正反兩面。已經開始有很多人認為這樣的環境不見得是成功的：可以參考這篇 (作者甚至抱怨柏林沒人在講德文)

當一個環境聚集許多遠道而來的人的時候，幾乎一定會發生各類衝突，然而良好的衝突也是創意發生的所在。不同的人也因而在具有刺激性的環境激勵與成長。

(3) 年輕的老都市

柏林這個名字有紀錄已經有七百年，而存在已經四五百年之久。然而由於之前東西德分裂，柏林花上近10年才真正完成整併基礎建設（例如地鐵）。透過基礎建設的重建，柏林成為一個嶄新的都市。

柏林相較於倫敦它的地理位置接近於歐洲中心點，無論是北歐中歐南歐東歐，與柏林的交通距離都差不多，在兩德合併之後，它很快速的再次轉變。

雖然在金融產業上，倫敦仍然是歐洲最大的都市，但是在文創，軟體，網路等等新產業上，柏林已經後來居上。簡單的搜尋"柏林 創新"就可以找到很多相關資訊。

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沉思：

* 再次強烈建議一定要拜讀一下這份官方文件（Starting a Business in Berlin)

* 沒時間看的可以與我們討論。

* 數年之前，有機會與一位玉山創投的德國人（Volker Heistermann）吃飯聊天，當然對他一個人能來台灣試圖建構創業環境是蠻佩服。如果有想要了解德國創投對於創業者的看法，倒是可以和他詢問一下。

* 在本文撰寫的時候，剛好看到中國買房團想要到德國柏林投資房地產。就德國對於房價物價的長期控制來說，也許一開始會有影響，但是大幅炒作的機率應該不大。

委外(outsourcing)軟體開發的三個要點

委外開發outsourcing行之有年，它只是另一種形式的分工方式。

然而，委外的軟體開發，卻是困難異常。即便是簡單的網站設計，不複雜的智慧手機程式(app)，在缺乏正確的溝通認知情況下，還是有可能以意想不到的結果。如果你的專案經理，或者是負責與外包商溝通的人，以下是你最少需要知道的要點。對於不了解的事情，有些時候可以用嘗試的方式學習經驗，但很多時候最好還是參考一下過來人的經驗。

這三個要點，是在已經透過正確的方法選到正確的廠商的前提下。如果還不知道怎麼選擇正確廠商，可參見這裡。

(1) 知道這次外包想要的結果是要什麼

作為專案負責人，你需要知道期待的外包的結果。

假設所有的軟體開發，都是外包商進行，那表示你必須期待外包商有負責管理整件事情

所謂的整件事情，是從設計，細部設計，定義管理的方法(例如Scrum, agile)，程式碼版本管理(例如github)，測試，檢查驗收。換言之，雖然你不負責整件事情，但是你卻要比外包商更了解，這整件事情要怎麼處理。這樣你才能有效控制外包結果。

當然如果外包的範圍很小，例如繪製android logo，那麼你只要確定外包廠商知道android logo有哪些尺寸與標準，約定好時間，就可以等著看結果。

如果外包的範圍中等，例如處理前端網頁javascript以及html部分，但是需要存取後端的API，而後端API是核心任務，因此是內部自行開發。那麼就要界定清楚範圍，你需要能完整提供API文件，不然至少要有API簡單的訓練課程，以及範例程式。由於開發活動必須有一致性，因此還得提供廠商版本控制系統的權限(例如gitbucket)，另外還需要控制開發週期，以及哪些使用者功能(user story)需要先完成，哪些後完成。換言之，如果外包範圍是軟體開發的一部分，那有可能關鍵的結果在於某段程式的正確產出。

(2) 清楚說明規格

在台灣對規格書(spec)其實不那麼重視。尤其是所謂的系統整合商的IT專案。因為有太多情況，規格和最後實際的結果已經截然不同，而規格書很有可能是一邊開發，一邊才跟著寫。根本不切實際，最後都淪為最菜的SA所負責最無聊的工作。

清楚說明規格並不代表要有250頁這麼厚的規格書。而是要有在做重要的事情上，有不可否定的結果。舉例來說，google.com的搜尋畫面，其實也有很多功能，但是必有一個規格是：一個讓人輸入資訊的欄位，並且按下enter之後會直接進行搜尋。某些SA/PM在撰寫規格時會無窮盡的增列細節，例如欄位是要多寬，最多輸入多少字元，反斜線要不要處理，諸如此類。當然重要的規格細節要詳述，但是不能無止盡的窮數之。

對於規格書沒有基本認知的話，可以先參考這裏。

已經有很多撰寫規格書的經驗，但自覺從來沒寫對的話，可以參考這裏。這個spec只有短短20頁，去頭去尾真正的spec可能只有17頁，他沒有很多細節，也沒有用很複雜的UML圖。而且spec徹底與實作方式無關。

(3) 確定對方理解什麼

這點聽起來很不可思議。但是在現實，實在常常發生。那就是即便語言上沒有問題，在溝通認知上，還是有極大的差距。有些幫助有效會議的技巧，通常會提到，會議結束的時候，請最重要的幾個人，用很短的時間，簡單說明會議之後他要去做的事情。如果在一個常常進行無聊會議的組織裡面，可能會有很戲劇性，很荒謬的效果。(請參見"開會開到死")

對委外開發而言，很多時候不是面對面的會議，再加上語言的不同，更容易產生誤會。執行者(就是外包商負責人)必須要有創意的使用結構性合理的方式，來讓彼此理解工作內容。

首先，使用文件是最合理的。尤其是對跨國廠商而言。而文件的長短與格式並不是重點，重點在於有沒有表達你要傳達的資訊。

更有甚者，文件常常有先後次序，你需要知道外包商到底有沒有看那份最重要的文件。

一個簡單的作法是：在最重要的文件(例如規格書Spec)的莫約3/4處，夾一段文字，說如果你看到這份文字，要立即email給某人，並且夾帶一段簡單的"口令"，因為這可以證明他有認真看過，如果在X月X日前，沒有回覆給某人，你會假設他無法完成第一個milestone。

這個作法不管在第一次有沒有達到目的，接下來外包商自然就自動被訓練為，你的重要文件，他一定會看。

管理委外廠商有很多創意的作法。可惜的是，這些作法必須根據靠經驗和實際情況而改變與適應。很難光是用教學的方式就體會。

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參考：

* 虛擬助理

使用虛擬助理的三個要點

僱用兼職的國外虛擬助理(Virtual Assistant)，可以大幅節省許多庶務時間。再往下看之前，請先參考關於這篇虛擬助理如何幫助創新公司。

如果你對虛擬助理已有基本認識，想要開始利用虛擬助理節省你的時間，這裡有幾個要點請務必留意。畢竟金錢損失是小，浪費寶貴時間事大。

(1) 明確定義工作範圍

假如你打算把虛擬助理當秘書用，要請記得他不是5x8的工作小時，也無法幫你泡咖啡，影印東西。

你必須要明確的定義工作範圍，如果一開始你無法定義明確的工作範圍，可以先與虛擬助理討論先試著僱用10小時看看(大約40-80美金)，而第一個小時就請他列出，他最能做的事情。在最下方的"沈思"有我的印度虛擬助理所列的事項。

當然如果採用虛擬助理公司，那該公司本身就有可以明確定義的工作範圍與事項。

而接下來的重點就是交代工作也要簡單，清楚。老實說，其實你越能簡單清楚的交代工作，表示你對自己或自己的公司情況越清楚。

一個不好的範例：Please do some study on how can I buy things from taobao。 - 如果你只email給助理這句話，然後他就埋頭開始工作，那麼可以100%肯定，絕對不會達到你要的結果。

這個任務有太多基本事情沒交代清楚：沒說明什麼時候要完成，沒說明要完成什麼(是一份投影片？還是找到一個help文件？)。沒說明可以花多少時間，請要記得助理是算時薪。

另外，即便基本事情交代清楚，如果他不知道什麼是taobao掏寶，他還是得先花一點時間研究一件其實你講1分鐘他就會了解的事情。

所以基本上至少要做到這樣：

Please do some study on how can I buy things from taobao。Instructions:
(a) The delivery should be a 3-4 page slides。
(b) should deliver before Oct/25 10am GMT+8
(c) estimation of utilised time should be 1 hour. If spend more than 1.5 hours just stop and send me whatever you have on hand
(d) taobao is a chinese online shop, pretty similar with amazon in US but for some political reason, it is not easy for a taiwanese to buy things on taobao. However, it is still possible. I want to simple know how.

(2) 慎選

虛擬助理種類大致分成：虛擬助理公司，個體戶兩種。要選擇虛擬助理，先要了解這者的差別。然後，在選擇區域。這在虛擬助理如何幫助創新公司都有詳細的說明。

然而，在還沒開始之前，沒人可以確定你找到一個好助理，所以試用是非常重要。大部份的公司都可以提供一小段試用期間（可能要付費，可能不用付費），然而個體戶大概就沒辦法，所以可以先與個體戶討論一個5-10小時的試用，不管5-10小時結果如何，你一定會付給他15-30美金，根據5-10小時之後的結果，再來談合作。這樣的模式通常比較能選到不意外的結果。

試用的時候也有很多祕訣。礙於篇幅，有興趣的可以email與我們聯繫取得免費咨詢。對了，email需要寫英文，因為是我們公司的虛擬助理協助處理email:)

(3) 檢視成果

檢視成果的本身，必須要是簡單的，如果一份工作你自己可以花2小時做完，結果你讓助理幫你進行，之後你卻需要花2小時來檢查或修正結果，那其實也沒啥太大意義。

根據我們實際的經驗，兩個每週工作10小時的助理，似乎比一個每週工作20小時的助理來得有效。主要的原因在於，可以讓他們互相監督，互相備份，互相檢查對方的內容。舉例來說，如果其中一個助理負責每週定期blog文章，那他完成的條件就是請另一個助理來檢查，當檢查通過就算完成，理論上，你就少了很多檢閱的工作。

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沈思：

•   網路上有不少虛擬助理的建議，然而或許因為語言的距離，導致台灣使用的人很少。這一點有機會被打破嗎？

•  如果想知道我們使用虛擬助理的經驗，請與我們聯繫，取得免費諮詢

•  我的印度助理所列出的她可以工作事項：

1. Email Management/Filtering

2. Setting up Autoresponders (Aweber, Mailchimp)

3. Booking appointments with clients

4. Following up with clients/customers (sending thank you and other reminder emails)

5. Receptionist duties (answering occasional calls)

6. Calendar Management

7. File Management (organizing files using Dropbox etc)

8. Database building (eg. updating email or contact lists on your CRM)

9. Research on certain topics for blogposts, newsletters or others

10. Personal errands (purchasing gifts for loved ones / family members online)

11. Hotel and Flight Booking

12. Transcription (transcribing voicemail, video or audio, podcasts etc.)

13. Taking down minutes of meetings

14. Creating basic reports (reports on weekly tasks, deliverables, sales)

15. Preparing Slideshows (Powerpoint Presentations)

16. Liaison between you and other team members

17. Recruitment (source for other team members like writers or graphic artists) 18. Set-up Social Media Accounts (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube)

19. Manage and update Social Media Accounts

20. Manage your Blog (Basic WordPress Skills)

21. Publish posts on your Blog (content you provided)

22. Filter and reply to comments on your blog

23. Answering support tickets (with the use of Zendesk)

24. Blog commenting (to increase links to your site)

25. Participating in discussion forums or message boards (more promotion!)

新創事業 利用免費資源的三個方向

新創事業，特別是網路與軟體相關的事業，事實上可取得很多極端便宜，甚至免費的資源。有些資源眾所皆知(例如gmail.com)，有些資源在台灣比較少被人知道(例如mail.com, yandex.com, )，而有些資源則是要有點想像力才能產生效果(例如sohelpful.me, shadow-warrior.space)

免費資源實在太多，而且並不是免費就一定好用。透過利用資源，節省創業夥伴時間，將時間以及有限資源投入在真正核心的工作，才比較有機會成功。

利用免費資源主要有三個方向：

(1) 日常活動（聯繫，記錄，管理等等）

只要有超過3個人，日常活動就免不了聯繫，記錄，管理等等。任何組織，只要還活著就有這類型的需求，如果想要無痛的擴張業務，隨著成長應該盡可能把日常活動簡單。

換言之，如果有件日常活動是可以委外，就不應該自己動手。如果可以自動化，就不應該委外(例如自動化回信)，如果可以不做，就不要自動化它。整體概念是，不應該把心思花在日常活動上，但是又必須得讓日常活動做的快速，簡單，有效。而不會因為組織成長產生無謂的自我官僚。

email一定是其中一環，現在不太可能有新創公司架設自己的email server，通常是利用現有服務。常見的有gmail，yahoo mail，hotmail，zoho。在台灣也曾經看過仍然使用msXX.hinet.net這種極端過時email信箱，實在令人驚訝。

原則上，最好是花一點點小時間，設定好email domain  name，至少在對外聯繫上，會讓人知道這個公司已經嚴肅的開始進行業務。舉例來說如果一個email是 alex.twang123@gmail.com， 和另一個email是director@consult.com.tw  這兩個比起來，一定是後者會讓人覺得這是一個顧問公司的email，而前者只是某個人的。googleapp(每個月付5美金的版本)可以設定domain name。如果要免費的，可以考慮zoho。

擴展國外業務，用line鐵定是不行，所以應該最好要有skype，skype現在不只可以透過網路撥電話，現在還可以接電話，轉接電話，對於有使用虛擬助理，有跨國業務的新創公司來說是幾乎不可或缺。

virtual assistant 虛擬助理，需要一點費用，但是管理得當的話效果非常好。請參閱這篇。

記帳。老實說，絕大部份有創意的人，都會視記帳為一個無聊要死的日常活動，偏偏一個新創企業，不太可能雇用全職的會計助理，因而最好找一個簡單好用，waveapps是一個好選擇，由於他可以跟paypal結合，如果你的收費是從paypal，那就非常方便。

(2) 業務推展

幾乎所有的創新事業，都需要某種程度的行銷推廣業務。當然最好的推廣方式，是因為能力，品質，聚焦重點太過特別，所以完全不需要傳統的行銷方式，就可以讓客戶自行推廣自己的產品。但基本上，這種情況很罕見。所以大部份的情況，都需要某種程度的行銷與業務推展。

SEO(Search Engine Optimization)是一個基本做法，如果創新事業專注於國際化市場，也就是英文內容，則SEO其實極端成熟，甚至有點過熟。可以參見seoclerks，bestseoclerks，fiverr之類。SEO已經變成極端的殺價競爭市場，因而在對大眾行銷上，其實要做的基本的廣告是很簡單，但是要有很好的效果當然永遠很難。

當然一般說，facebook, twitter以及linkedin這類型社群工具，通常多少也會花一點時間，這些曝光度不見得有很大的功用，所以不見得一定要有，或者選擇一個比較適合的。經營社群需要時間，這時候虛擬助理(Virtual Assistant)就一定可以幫很大的忙。

傳統的email marketing已經是趨近成熟的市場，因此價格也趨近成熟，蠻難真的找到完全免費的服務，不過mailchimp.com 和 klaviyo.com的價格非常便宜，並且其穩定性也受到很大的肯定(每月大約30美金)

某一些創新公司也可以協助其他創新公司進行業務推廣，例如sohelpful.me，它用了很有創意的方式，就是讓需要客戶的創業家在它的網站上提供免費電話諮詢服務，創業家使用它的服務是要收費(大約每月30美金)，但是需要協助的人卻是免費。這種反向的行銷，讓創業家容易取得真正使用者，而使用者也常能獲得免費利益。

(3) 與核心工作直接相關

這比較直覺，如果是工程師為主體的新創公司，通常早就知道有許許多多免費的管道。例如AWS，到目前為止，它可以讓任何人免費跑一個小VM，附帶一些S3空間以及bigtable的存取。這些雖然在大規模的消費者服務，大概是不夠用，不過開發用的話應該綽綽有餘。

在程式碼以及追蹤文件變化上，最常用的還是github以及gitbucket，不過因為安全性以及對外合作，通常gitbucket還是比較優先考慮，他的免費版本仍有private repository。

最後，核心工作相關，但是又不是這麼核心的工作，還是可以考慮找外包的工程師。目前，小型外包的市場相當蓬勃，雖然素質參差不齊，但是還是有很大機會找到適合的工程師。可以先考慮upwork(之前的odesk合併elance)，或者guru。

至於如何可以找到最適合的外包開發者，可參考這裡。

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沈思 

 * 任何組織都是從小組織開始，而任何小組織都不可能什麼事情全部自己搞。

 * 台灣也有很多善心人士固定介紹免費資源：free.com.tw

 * 這個blog強調片面資訊的危害。這篇是不是也是一樣？這三個方向如果對你沒幫助，還請與我們聯繫。

精實創業之 三個精華(MVP POC Scrum)

Lean Startup 精實創業是近年常見資訊時代創業方式。他著
重於確實以及快速。確實達到目標，以及快速反應變化。參見wiki https://en.wikipedia.org/wiki/Lean_startup

當然Lean強調速度也有些反面的意見。

以下是三個精實創業的精華：

(1)：POC實證觀念：

精實創業最精華的地方在於POC: Proof of Concept：實證觀念。唯有你的創業想法能夠被証實可行，而且在市場上獲得證實，你的主意才有意義，缺乏實證的就把想法大幅推廣只能靠運氣。這裏，會介紹做出MVP的最務實方式。

而在Lean Startup 作法上一般分成幾個層面：

(1) MVP: 最小可用產品

(2) 持續部署

(3) 測試產品(A/B test)

(4) 調整方向(Pivot)

(5) 做-衡量-學習

(2)：MVP能達到POC：

在這些層面之中，最重要的還是做出MVP並且在市場測試。MVP講起來簡單，但做起來不容易。特別是在新創公司，大部份的工程師都會傾向做出完整的優良產品，MVP有時候是要做出最小功能的產品，這可能與工程師的天性互相違背。在Lean Start up 原創者Eric Ries的書裡面，描述了一個網路賣鞋的概念，去實現此概念不見得一定要做出有完整購物車以及金流的網站(強烈推薦看一下此書)。

當你靈光一閃的時候，如果沒有去實踐，終究也只是一閃。然而實踐要付出很多代價，最務實的方式會是用Scrum來做出MVP，由MVP進行測試產品，然後再由市場來決定這樣的靈光一閃是不是真的好主意。

(3):用Scrum限制成本達到MVP

Scrum是Agile的方法之一。Scrum可以用在很多地方，但MVP是Scrum能發揮的最佳之處。作法如下：

1. 定義功能

2. 排序

3. 限定時間以及成本

4. 刪除

5. 設計與實作

6. 投入市場

7. 收集反應資料

然而精實創業也常被人詬病為產品不完整，因此一開始有效定義MVP，之後以Scrum來實踐是比較實務的作法。

細節案例請參考如下節。

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用以沉思的務實細節：

1. （定義功能）根據靈光一閃出現的絕妙好主意，定義出想要的東西的功能。舉例來說，你想要做一個具有特殊演算法用來計算一起用餐分帳的手機APP。列出的功能如下:

 * 能夠快速紀錄帳款

 * 特別紀錄和朋友一起用餐的分帳方法

 * 顯示欠款，被借款資料，以及目前帳不是平的

 * 一起用餐的餐廳資訊

 * 一起用餐的人數

 * 能夠登入，登出，帳號基本管理

 * 後端能未來做分析

2. （排序）根據你心裡的重要順序 把功能排序，結果可能如下：

 1. 採用特別分帳方法來均分帳款

 2. 能夠紀錄和朋友之間用餐的帳款

 3. 能夠登入，登出，帳號基本管理

 4. 後端能未來做分析

 5. 顯示欠款，被借款資料，以及目前帳不是平的

 6. 一起用餐的餐廳資訊

 7. 一起用餐的人數

3.（限定時間以及成本）這也就是MVP有意義的重點，任何事情都可以無限上綱地做到不可置信的完美，但是時間成本永遠是有限的。假設我們限定一個月，分成4個sprint，並且是2000美金。

4. （刪除）每個Scrum只能做有限成本的功能，剩下應該移入backlog。在這裡粗估每個sprint能完成一個功能，因此只留下四個其餘刪除。可能留下的結果如下：

 1. 採用特別分帳方法來均分帳款

 2. 能夠紀錄和朋友之間用餐的帳款

 3. 能夠登入，登出，帳號基本管理

 4. 後端能未來做分析

5. （設計與實作）根據留下的功能在每個Sprint進行設計以及決定實作：

 這一點牽涉比較多軟體開發知識，在此暫時省略。不過，如果已經固定了成本，可以考慮能實踐你的好主意的企業，例如TALENT-SERVICE。

6. （投入市場）對於APP來說，投入市場當然就是上架。但要注意的是，上架本身牽涉到許多行銷以及相關知識。缺乏這種知識與行動的話可能會很慘。

7. （收集反應資料）對於APP來說，設計與實作的好，可以讓資料收集以及市場反應變得很容易。當然這個也牽涉到一些專業知識。簡單的說，盡可能利用已經存在的平台：例如google adsense, AWS, facebook等等來幫助你搜集資料。

Lean startup, MVP, Scrum是三個互相輔助的概念。透過Lean startup的精神，利用Scrum來做出"很多個MVP"才是成功的最簡單方式。參考這裡