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3/13/2016

如何組成團隊:三個步驟





分工合作,是人類社會進步的主要原因之一,也是幾乎所有人類活動的基礎(參見國富論:第一篇第一章論分工)

新創公司,資訊產業也不例外,建立一個好的團隊,是擴展未來的主要關鍵。雖然好的團隊沒辦法保證生意蒸蒸日上,一切順心如意。但是一個糟糕的團隊,卻是可以保證企業和組織的失敗指日可待。


市面上團隊合作的企管叢書,方法論,激勵理論,顧問大師...很多。但就和所有的事情一樣,越是很多人在談論的事情,越是困難。成功的團隊真實例子極為罕見。

萬事起頭難,「組織並成立團隊」是達到成功團隊的第一要務。許多人常依賴運氣,或者隨遇而安的隨意組成團隊,但其實組織團隊是一種可以學習的艱深技術能力。

資訊相關工作的人,如果有機會能扮演組成團隊的角色,並有意識的學習其中,將會是個人成長的重要關鍵。(無論未來是朝純技術領導方向前進,抑或管理方向前進)


有很多原因,會讓一個人扮演組織團隊的角色。也許是一個新的專案,讓你來領導專案,而恰巧專案開始的時候沒有既定的人。也許你是新創企業的創始人,你打算聚集一些人來開發創新事業。也許你是資訊相關科系的學生,因為課程需要必須組織團隊完成專案。

不管如何,如果你有「從頭開始找人選人,組織團隊,完成某件事情的機會」,請衷心的痛哭流涕的感謝上帝,這樣的經驗,在資訊科技領域裡是十分難得。

通常,由於各種背景壓力,組成團隊的方式通常就是先根據需要N個人,然後「儘速」透過各種管道,找到可能的人選,經過正式面試,或者非正式的聊天,就逐一邀入加入此團隊。這種方式沒有不妥,只是這樣的方式(如果算是一種方式的話)有很大的成分依賴運氣。如果不想依賴運氣,其實需要考慮的實務步驟也不多。


以資訊相關工作為例,組成團隊必須要有以下三個步驟:


步驟一:定義目標

--- Your goal shouldn't be to buy players, your goal should be to buy wins. And in order to buy wins, you need to buy runs.   (MoneyBall)

定義目標,必須要在團隊開始組成之前,就先找到並且定義完成...最起碼是團隊差不多組成的時候就應該決定。

定義目標並不容易。

例如,以類似的資訊系統外包案而言,有些明顯的目標是「在成本內完成專案並驗收通過」或者「在期限內通過驗收」。但是,倘若一開始的合約是低價得標,而且還是業務亂搶合約,那麼一開始就已經知道不可能在時間成本內驗收通過。則團隊目標必須要轉換,例如「完成專案過程可順便完成重複利用的元件讓未來標案能大幅降低成本」。

大部分的資訊團隊真正的目標並非「技術達成」。例如,「完成iOS APP線上購物」這通常不是真正目標,真正目標通常是「在某移動通訊市場上,讓使用者可以線上購物」。

在營利企業裡,大部分的真正目標通常關聯到增加收入或者降低成本。而在非營利企業(例如研究單位)團隊的目標有可能非常模糊。例如,一個碩士班的實驗室團隊,他的目標可能是「培養人才」,也可能是「讓主持的教授獲得升遷的點數」。

定義目標雖然不容易,但掌握以下三點可以除去大部分的誤差:

(1) 定義目標後,審視檢查這個目標背後是否還有目標。例如,籃球比賽目標,某球員目標是得30分。但其背後還有個目標就是球隊要贏球。在球隊沒贏球的情況下得30分可能沒有意義。

(2) 定義目標後,檢視此目標是否只是某個大目標的一小部分。例如,某些NBA的球隊,會談論是進入季後賽的目標,然而背後的大目標其實應該是拿到總冠軍 - 無論有多艱難。

(3) 定義目標後,檢視此目標是否因為其他條件未達成就失去意義?這時候所謂「其他條件」或許可能是目標。例如,一個團隊負責營運線上購物網站,其目標是「網站每分鐘必須可以提供10萬個使用者同時進行交易,7x24服務不中斷不當機」。然而,若此線上交易網站平均上線交易人數每分鐘才1人,即便營運團隊達到技術目標,商業目標肯定無法達成,則此團隊目標也沒有太大意義。不如改成「與業務團隊合作線上行銷活動,讓每分鐘平均交易人數成長XX%」



步驟二:組合優勢


--- The greatest improvement in the productive powers of labour, and the greater part of the skill, dexterity, and judgment with which it is any where directed, or applied, seem to have been the effects of the division of labour. - (Adam Smith)

無論用什麼方式找到團隊成員,資訊相關的團隊必然有分工,而分工必須要能讓成員發揮相對優勢。而每個相對優勢,都可以達到步驟一的目標之一。

構成團隊過程可能很多,但無非是找到某人,詢問意見,在某時間此人加入。然而,「加入之後做什麼」著重於考慮組合優勢。

台灣經濟學的入門書通常會用蓋木屋與磚屋的例子(參見這裡)簡單的說,組織團隊時,把成員的時間投入在相對優勢的工作上,可以達到1+1>2的效果。

實務上,分工時請考慮一下三點:

(1) 根據相對優勢來分工:盡量只考慮優勢,而不是先考慮缺點。

(2) 分工的結果,還是必須朝「真正目標」前進

(3) 整個團隊需要了解分工與分派任務的原因 



步驟三:產生運轉動能

--- All things are difficult before they are easy.


團隊組織完成,要開始運作,不會像籃球比賽一樣,十個人在場上,裁判吹哨跳球就開始。

團隊前進需要累積動能。就像騎腳踏車一樣,從靜止到穩定前進,會花比較多力氣,然而一旦穩定前進,就很輕鬆。

產生動能指的是團隊成員已經彼此合作,彼此鏈結工作,發生問題也可以彼此協調解決。

以資訊科技為例:

最常見也是最糟糕的產生動能方法是由專案經理透過一連串的方式 - 通常就是開會 - 持續讓事情前進。團隊成員花在正式會議上的時間比例只要超過10%(也就是每週超過4小時)就屬於這種類型。


最佳,但是最罕見的產生動能的方式是由每個團隊成員,透過自身的判斷,做會讓事情前進的動作。類似足球或者美式足球的比賽。在資訊科技團隊中,這種組合需要時間磨合成員,而且也須一點點運氣,讓團隊的成員大部分的能力都可以足以某種程度的獨當一面。

如果你剛好是資訊科技/軟體開發的團隊領導者,至少要先避免最差方式,並且透過你的領導能力,讓團隊慢慢的朝向最佳的方式前進。

實務上有三個重點方式:

(1) 資訊透明:讓所有進行的事情透明的讓所有人取得。要注意,資訊透明指的是針對確定的事實透明。非確定的事實就是所謂謠言,要緊記:謠言止於智者,起於智障!

(2) Scrum中的豬雞原則:請參考這裡。在組織產生動能過程,豬負責的事情就由豬來決定,雞只是提供參考意見。

(3) 檢討 retrospective:需要團隊自我檢討任何不正確或可以強化的地方,檢討並非開批鬥大會,目的在於讓團隊能更有效率的,以及確保團隊真的朝向目標前進。




11/16/2015

創新公司軟體專案時程管理 (三個基本概念)




絕大部份創新公司,其實在衡量任何事情的時候,其所消耗的標準,並不是真正的金錢,而是創業夥伴們的時間。

每個人一天只有24小時,雖然今年是2015了,但是你還是不可能有時光車讓你爭取更多的時間。因此,專案的時程管理變得很重要。

時間管理的技巧方法很多,如果沒有概念可以先參考這裡。但最好先建立一些基本的觀念:

(1) 觀念一:每個人的時間效率有天壤之別


特別是技術類型公司,單指寫程式的效率來說,最好的程式設計師,和最差的有很大的差距。有些研究說是10倍,有些說是上百倍。

不只是程式設計,其他工作類型也一樣。更有甚者,品質的產出也被證實和速度沒有很大的關係。換言之,又快又好是絕對有可能的。

(2) 觀念二:每個人時間的比較利益不同,因此可以分工


那麼,這樣來說我們雇用三個強人不就搞定一切事情了?首先你不可能有機會在一開始找到三個強人,因為強人早就已經有非常好的工作。就算你運氣好到不行,真的雇用了三個強人,有趣的工作可能只有一個,也不可能三個人做同一件事情。

所以分工變得很重要。比較利益法則(參見wiki)解釋了為什麼多人合作有可能1+1>2。只要大家負責的部份,是相對其他人比較專長的部份。

不過分工是否得當,會有相當大的差距。在超大型組織裡面,以現代科技發展的程度而言,分工會自然發現,即便沒有效率也會發生,例如,任何開發中國家,經濟發展的時候,投入初級產業(農林漁牧)的人自然就會慢慢變少,換言之,只要少數人的努力就可以提供食物給其他人,而其他人就可以去做更多讓生活更愉快的事情。

但是在小型組織,例如只有5個人的startup,就必須要時常檢視這樣的分工是否合理,能否達到綜效。


(3) 觀念三:中短期的專案,其完成時間早就已經固定

一個為期1-5個月的專案,當目標和資源已經定義出來的時候,其實完成的時間早就已經被上帝決定好了。問題在於,創業夥伴們,能不能事先看出來。如果一開始對時間的估計有誤,接下來新的專案就要把失誤考慮進去。

對,沒錯這就是Agile/Scrum的基本要素,無論什麼理由,當你打算完成的事情決定好產出的目標之後,時間早就已經被決定,你能夠做的就只是盡自己的能力,縮短預測的失誤,而經過幾次中短期專案,理論上,創業夥伴們的能力和資源調配方式,已經讓大家可以準確預測完成的時間。



越是能了解時間的控制,就越不被時間控制。



沉思:


考慮以下說明:時間基本觀念很重要,因為創新公司,事情完成度是以時間來衡量,而不是以事情的進展來衡量。為什麼呢?


11/09/2015

跨國專案,發生於startups的三個原因



談到跨國軟體開發專案,大部分的研究或者討論案例集中在大型組織。但其實,最有機會跨國界發展專案(特別是軟體專案)的其實是創新公司startups。

什麼是跨國軟體開發專案?很簡單就是一小群人,分別處於不同的國家,為了同一個專案目標而一起努力。

為什麼跨國軟體開發專案會發生在創新公司?

第一個原因是創新企業的彼此合作。

創新企業,越能取得全球開發資源 越能專業分工。前一陣子很多與container技術相關的創新公司(cloud startups),許多除了取得很多投資者的注意,彼此之間也會互相合作。例如coreos.com,除了把自己的產品以開放源碼(open source)的方式放在市場上測試之外,他肯定還是得與其他新創公司合作,讓產品可以先行在比較願意嘗試新技術的組織裡試行。

在同一個所謂育成中心的新創公司彼此合作是很合理,但如果你的新創公司鎖定於全球市場,最好一開始就先嘗試接觸其他國家的新創公司。因跨距離的合作而成功,這樣的例子屢見不鮮。(當然因為距離與文化失敗的也不是少數)


第二個原因是委外開發。

由於網路發展太過快速,使得大部份的國家(也許中國例外?)互相聯繫的管道速度變快非常多,而軟體開發專案,理論上彼此之間只要有共同的開發工具平台(例如git 加上 jenkins 加上 jira)再配合視訊電話工具 -- 目前最跨國的工具仍是skype,就可以一起合作。對於企業來說,只要妥善面試,外包給印度,巴基斯坦,白俄羅斯的軟體程式設計師,其實效果跟雇用當地的工程師其實差不多。(前提是要面試得當)

另外一種委外開發是因為個人背景關係。舉例來說http://www.cognitivescale.com/ (算是2015年最受重視的startups之一)他的創始人是印度人,雖然總部是在德州Austin,但很明顯還有許多研發資源直接設於印度。


第三個原因取得跨國客戶。

internet快速發展的讓人忽略轉捩點的發生,各個國家的資訊障礙彼此之間差異越來越小(恩..也許中國再次除外)換言之,如果一個新創公司的產品,是屬於internet上銷售並且使用的產品,那麼一開始就要考慮取得跨國客戶。

如果要取得跨國客戶,某些時候還是必須要利用非本國資源。以台灣初創公司的角度來說,由於距離世界另外兩大市場(北美,歐洲)仍然有距離,在產品開發上,至少在介面,使用者功能部分,如果委外由英語母語者合作開發會比較接近現實。



跨國專案有其困難度,但如果分工得當,其效果遠比在單一區域來的好。






11/02/2015

德國柏林的創業環境-三個觀察




在台灣看2015年相關的國際新聞,會發現德國一直都是某些事件的主角。從希臘債務問題,到中東難民大舉前往德國,再到前陣子VW發生造假事件。然而,眾多新聞之中,其實悄悄然一直有件事情,在過去5年中慢慢發酵。

那就是柏林的年輕化以及歡迎各國(嚴格上來說應該是歐盟各國)年輕人加入柏林創業。


在跨國合作的經驗告訴我們,每個人其實都不一樣。如果有人概括性的說,某個國家的人都怎樣怎樣,那幾乎都是某種類型的偏見。通常認識一兩個某個國家的人,就會把這一兩個人的個性行為,當做該國的代表人物。偏誤率實在很高。

我認識並且有私交的德國人做事很務實認真精細,當我去德國政府網站查詢創業相關資訊時。實在很佩服該網站務實的精神。這個半官方網站是德國工商總會(IHK),類似台灣經濟部底下的半官方機構。在他的網站上,你很快能找到重點,

例如你可以下載這篇(Starting a Business in Berlin) 來看看要怎麼在柏林創業。這篇雖然說是A Beginner's Guide,但是其實重點都有講到,而且幾乎沒有廢話,也幾乎沒有官腔官調。順道抱怨一下,以前台灣某些政府網站以及公開資訊,實在都很官腔官調,感覺上是要建立一個門檻,讓老百姓越不了解越好。

這裡建議,只要是想創業的,最好把這份文件詳細閱讀一下。它一開始先希望你自己了解一下,自己為什麼而創業。並且實務的建議你,哪些創業類型適合你,甚至也會警告你,哪些創業的原因很難成功(像是如果是因為長期找不到工作而想要創業)。

接下來不能免俗的要說明哪些註冊公司的方式適合(例如合夥公司,股份有限公司等等)但是在法規的說明上,講的清晰易懂,在註冊公司的種類上,甚至會說這個種類是最多人選的,或者是最少人選的。然後,它就開始說明,如何計畫自己的生意,從business model到Elevator Pitch都有。最後還列了在德國完整的相關資源。

重點在於,它把創業的從頭到尾描繪清楚。讓讀者有概括性的認知。這的確是我看過最清晰易懂的政府文件。更重要的是,它是英文版,不是德文版。

三個觀察:

(1) 相較於英國美國還是稍微保守一點


在不前往英國的情況下,台灣人絕對可以去英國註冊一個公司並且開始營業。如果是經營資訊產業,例如經營一些手機APP,那麼甚至可以永遠不去英國。

美國資訊產業對於創新有極大的樂觀性。對於招募資金甚至極為寬鬆。

相較之下,德國還是略顯保守。原則上要成立股份有限公司需要25000歐元的門檻(這個門檻跟台灣差不多)。無限公司容易成立,但失敗了要賠身家,大概很少人想這麼做。因而相較於英國美國,其法規略偏保守。

另一方面,對於哪些人可以來經營企業也較英美保守。

在英國基本上,只要能證明存在感,大概就可以開公司。美國也是,但是如果人住在英國美國當然需要工作證(綠卡)或某種簽證(工作簽)。但如果不住在當地,英國是可以註冊公司並且營運的。

然而在德國,不管有沒有住在當地,你必須要是(a)德國人,或者,(b)歐盟某國家的人,或者(c)有商務協定關係的國家,目前是美國,加拿大,瑞士。這三種條件下的人,才能在德國創業。如果不是以上三種,必須要先到德國大使館取得特別的簽證才行。但就目前歐盟28個成員國,加上美加以及鄰近的瑞士,應該也足敷柏林成為夠國際化的都市。


(2) 相對便宜的環境聚集了人才



在歐洲主要150個主要都市中,柏林的物價是排名(2015年)很後面。單指所謂西歐先進國家而言,根本沒有任何一個城市比他還便宜。

當然相對便宜,而且容易發展的環境,很快吸引各國的人才。事情總是有正反兩面。已經開始有很多人認為這樣的環境不見得是成功的:可以參考這篇 (作者甚至抱怨柏林沒人在講德文)

當一個環境聚集許多遠道而來的人的時候,幾乎一定會發生各類衝突,然而良好的衝突也是創意發生的所在。不同的人也因而在具有刺激性的環境激勵與成長。


(3) 年輕的老都市


柏林這個名字有紀錄已經有七百年,而存在已經四五百年之久。然而由於之前東西德分裂,柏林花上近10年才真正完成整併基礎建設(例如地鐵)。透過基礎建設的重建,柏林成為一個嶄新的都市。

柏林相較於倫敦它的地理位置接近於歐洲中心點,無論是北歐中歐南歐東歐,與柏林的交通距離都差不多,在兩德合併之後,它很快速的再次轉變。

雖然在金融產業上,倫敦仍然是歐洲最大的都市,但是在文創,軟體,網路等等新產業上,柏林已經後來居上。簡單的搜尋"柏林 創新"就可以找到很多相關資訊。




沉思:


* 再次強烈建議一定要拜讀一下這份官方文件(Starting a Business in Berlin)

* 沒時間看的可以與我們討論。

* 數年之前,有機會與一位玉山創投的德國人(Volker Heistermann)吃飯聊天,當然對他一個人能來台灣試圖建構創業環境是蠻佩服。如果有想要了解德國創投對於創業者的看法,倒是可以和他詢問一下。


* 在本文撰寫的時候,剛好看到中國買房團想要到德國柏林投資房地產。就德國對於房價物價的長期控制來說,也許一開始會有影響,但是大幅炒作的機率應該不大。





10/24/2015

使用虛擬助理的三個要點



僱用兼職的國外虛擬助理(Virtual Assistant),可以大幅節省許多庶務時間。再往下看之前,請先參考關於這篇虛擬助理如何幫助創新公司

如果你對虛擬助理已有基本認識,想要開始利用虛擬助理節省你的時間,這裡有幾個要點請務必留意。畢竟金錢損失是小,浪費寶貴時間事大。



(1) 明確定義工作範圍


假如你打算把虛擬助理當秘書用,要請記得他不是5x8的工作小時,也無法幫你泡咖啡,影印東西。

你必須要明確的定義工作範圍,如果一開始你無法定義明確的工作範圍,可以先與虛擬助理討論先試著僱用10小時看看(大約40-80美金),而第一個小時就請他列出,他最能做的事情。在最下方的"沈思"有我的印度虛擬助理所列的事項。

當然如果採用虛擬助理公司,那該公司本身就有可以明確定義的工作範圍與事項。

而接下來的重點就是交代工作也要簡單,清楚。老實說,其實你越能簡單清楚的交代工作,表示你對自己或自己的公司情況越清楚。

一個不好的範例:Please do some study on how can I buy things from taobao。 - 如果你只email給助理這句話,然後他就埋頭開始工作,那麼可以100%肯定,絕對不會達到你要的結果。

這個任務有太多基本事情沒交代清楚:沒說明什麼時候要完成,沒說明要完成什麼(是一份投影片?還是找到一個help文件?)。沒說明可以花多少時間,請要記得助理是算時薪。

另外,即便基本事情交代清楚,如果他不知道什麼是taobao掏寶,他還是得先花一點時間研究一件其實你講1分鐘他就會了解的事情。

所以基本上至少要做到這樣:

Please do some study on how can I buy things from taobao。Instructions:
(a) The delivery should be a 3-4 page slides。
(b) should deliver before Oct/25 10am GMT+8
(c) estimation of utilised time should be 1 hour. If spend more than 1.5 hours just stop and send me whatever you have on hand
(d) taobao is a chinese online shop, pretty similar with amazon in US but for some political reason, it is not easy for a taiwanese to buy things on taobao. However, it is still possible. I want to simple know how.


(2) 慎選

虛擬助理種類大致分成:虛擬助理公司,個體戶兩種。要選擇虛擬助理,先要了解這者的差別。然後,在選擇區域。這在虛擬助理如何幫助創新公司都有詳細的說明。

然而,在還沒開始之前,沒人可以確定你找到一個好助理,所以試用是非常重要。大部份的公司都可以提供一小段試用期間(可能要付費,可能不用付費),然而個體戶大概就沒辦法,所以可以先與個體戶討論一個5-10小時的試用,不管5-10小時結果如何,你一定會付給他15-30美金,根據5-10小時之後的結果,再來談合作。這樣的模式通常比較能選到不意外的結果。

試用的時候也有很多祕訣。礙於篇幅,有興趣的可以email與我們聯繫取得免費咨詢。對了,email需要寫英文,因為是我們公司的虛擬助理協助處理email:)

(3) 檢視成果

檢視成果的本身,必須要是簡單的,如果一份工作你自己可以花2小時做完,結果你讓助理幫你進行,之後你卻需要花2小時來檢查或修正結果,那其實也沒啥太大意義。

根據我們實際的經驗,兩個每週工作10小時的助理,似乎比一個每週工作20小時的助理來得有效。主要的原因在於,可以讓他們互相監督,互相備份,互相檢查對方的內容。舉例來說,如果其中一個助理負責每週定期blog文章,那他完成的條件就是請另一個助理來檢查,當檢查通過就算完成,理論上,你就少了很多檢閱的工作。




沈思:

  •   網路上有不少虛擬助理的建議,然而或許因為語言的距離,導致台灣使用的人很少。這一點有機會被打破嗎?
  •  我的印度助理所列出的她可以工作事項:


1. Email Management/Filtering
2. Setting up Autoresponders (Aweber, Mailchimp)
3. Booking appointments with clients
4. Following up with clients/customers (sending thank you and other reminder emails)
5. Receptionist duties (answering occasional calls)
6. Calendar Management
7. File Management (organizing files using Dropbox etc)
8. Database building (eg. updating email or contact lists on your CRM)
9. Research on certain topics for blogposts, newsletters or others
10. Personal errands (purchasing gifts for loved ones / family members online)
11. Hotel and Flight Booking
12. Transcription (transcribing voicemail, video or audio, podcasts etc.)
13. Taking down minutes of meetings
14. Creating basic reports (reports on weekly tasks, deliverables, sales)
15. Preparing Slideshows (Powerpoint Presentations)
16. Liaison between you and other team members
17. Recruitment (source for other team members like writers or graphic artists) 18. Set-up Social Media Accounts (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube)
19. Manage and update Social Media Accounts
20. Manage your Blog (Basic WordPress Skills)
21. Publish posts on your Blog (content you provided)
22. Filter and reply to comments on your blog
23. Answering support tickets (with the use of Zendesk)
24. Blog commenting (to increase links to your site)


25. Participating in discussion forums or message boards (more promotion!)

10/23/2015

新創事業 利用免費資源的三個方向


新創事業,特別是網路與軟體相關的事業,事實上可取得很多極端便宜,甚至免費的資源。有些資源眾所皆知(例如gmail.com),有些資源在台灣比較少被人知道(例如mail.com, yandex.com, ),而有些資源則是要有點想像力才能產生效果(例如sohelpful.me, shadow-warrior.space)

免費資源實在太多,而且並不是免費就一定好用。透過利用資源,節省創業夥伴時間,將時間以及有限資源投入在真正核心的工作,才比較有機會成功。

利用免費資源主要有三個方向:

(1) 日常活動(聯繫,記錄,管理等等)

只要有超過3個人,日常活動就免不了聯繫,記錄,管理等等。任何組織,只要還活著就有這類型的需求,如果想要無痛的擴張業務,隨著成長應該盡可能把日常活動簡單。

換言之,如果有件日常活動是可以委外,就不應該自己動手。如果可以自動化,就不應該委外(例如自動化回信),如果可以不做,就不要自動化它。整體概念是,不應該把心思花在日常活動上,但是又必須得讓日常活動做的快速,簡單,有效。而不會因為組織成長產生無謂的自我官僚。

email一定是其中一環,現在不太可能有新創公司架設自己的email server,通常是利用現有服務。常見的有gmail,yahoo mail,hotmail,zoho。在台灣也曾經看過仍然使用msXX.hinet.net這種極端過時email信箱,實在令人驚訝。

原則上,最好是花一點點小時間,設定好email domain  name,至少在對外聯繫上,會讓人知道這個公司已經嚴肅的開始進行業務。舉例來說如果一個email是 alex.twang123@gmail.com, 和另一個email是director@consult.com.tw  這兩個比起來,一定是後者會讓人覺得這是一個顧問公司的email,而前者只是某個人的。googleapp(每個月付5美金的版本)可以設定domain name。如果要免費的,可以考慮zoho。

擴展國外業務,用line鐵定是不行,所以應該最好要有skype,skype現在不只可以透過網路撥電話,現在還可以接電話,轉接電話,對於有使用虛擬助理,有跨國業務的新創公司來說是幾乎不可或缺。

virtual assistant 虛擬助理,需要一點費用,但是管理得當的話效果非常好。請參閱這篇

記帳。老實說,絕大部份有創意的人,都會視記帳為一個無聊要死的日常活動,偏偏一個新創企業,不太可能雇用全職的會計助理,因而最好找一個簡單好用,waveapps是一個好選擇,由於他可以跟paypal結合,如果你的收費是從paypal,那就非常方便。

(2) 業務推展

幾乎所有的創新事業,都需要某種程度的行銷推廣業務。當然最好的推廣方式,是因為能力,品質,聚焦重點太過特別,所以完全不需要傳統的行銷方式,就可以讓客戶自行推廣自己的產品。但基本上,這種情況很罕見。所以大部份的情況,都需要某種程度的行銷與業務推展。

SEO(Search Engine Optimization)是一個基本做法,如果創新事業專注於國際化市場,也就是英文內容,則SEO其實極端成熟,甚至有點過熟。可以參見seoclerks,bestseoclerks,fiverr之類。SEO已經變成極端的殺價競爭市場,因而在對大眾行銷上,其實要做的基本的廣告是很簡單,但是要有很好的效果當然永遠很難。

當然一般說,facebook, twitter以及linkedin這類型社群工具,通常多少也會花一點時間,這些曝光度不見得有很大的功用,所以不見得一定要有,或者選擇一個比較適合的。經營社群需要時間,這時候虛擬助理(Virtual Assistant)就一定可以幫很大的忙。

傳統的email marketing已經是趨近成熟的市場,因此價格也趨近成熟,蠻難真的找到完全免費的服務,不過mailchimp.com 和 klaviyo.com的價格非常便宜,並且其穩定性也受到很大的肯定(每月大約30美金)

某一些創新公司也可以協助其他創新公司進行業務推廣,例如sohelpful.me,它用了很有創意的方式,就是讓需要客戶的創業家在它的網站上提供免費電話諮詢服務,創業家使用它的服務是要收費(大約每月30美金),但是需要協助的人卻是免費。這種反向的行銷,讓創業家容易取得真正使用者,而使用者也常能獲得免費利益。

(3) 與核心工作直接相關

這比較直覺,如果是工程師為主體的新創公司,通常早就知道有許許多多免費的管道。例如AWS,到目前為止,它可以讓任何人免費跑一個小VM,附帶一些S3空間以及bigtable的存取。這些雖然在大規模的消費者服務,大概是不夠用,不過開發用的話應該綽綽有餘。

在程式碼以及追蹤文件變化上,最常用的還是github以及gitbucket,不過因為安全性以及對外合作,通常gitbucket還是比較優先考慮,他的免費版本仍有private repository。

最後,核心工作相關,但是又不是這麼核心的工作,還是可以考慮找外包的工程師。目前,小型外包的市場相當蓬勃,雖然素質參差不齊,但是還是有很大機會找到適合的工程師。可以先考慮upwork(之前的odesk合併elance),或者guru。

至於如何可以找到最適合的外包開發者,可參考這裡





沈思 

 * 任何組織都是從小組織開始,而任何小組織都不可能什麼事情全部自己搞。

 * 台灣也有很多善心人士固定介紹免費資源:free.com.tw

 * 這個blog強調片面資訊的危害。這篇是不是也是一樣?這三個方向如果對你沒幫助,還請與我們聯繫





10/20/2015

委外(外包)對創新公司的三個主要協助


所有網路創新公司,幾乎都不可避免利用某些廣義的委外服務。這些服務可能是免費,也可能要收費,因網際網路的快速發展,數十年前自己得動手做的事情,現在都可以找到對應的服務。

隨便舉3個例子。

email:現在幾乎很少人架設自己的mail server,而都改用gmail/zoho/godaddy等等,但先千萬不要再用msXX.hinet.net這類不能設置自己的domain name而且甚至還要錢的email服務。

server:AWS/linode/digitalocean等等都是常見的cloud server服務,讓你不用擔心server架設維護問題。

金流:以前都要自己設置刷卡,匯款等等問題,現在有paypal可供國際化付款服務。

然而,除了顯而易見的網路服務之外,在台灣似乎比較少人用軟體開發的外包服務。

例如:fiverr.com,可以協助你產生企業logo,快速設計網頁,進行SEO,測試軟體,撰寫部落格文章。upwork.com,可以找到很多軟體工程師,撰寫定義好的程式,做好網頁服務,做出facebook app,撰寫mobile app等等。

這些看似接近核心的任務,其實妥善分工,外包之後反而對自己有利。

對新創公司主要有三個協助:

(1) 時間與資源專注

新創公司最重要的資源其實不是資本,而是少數幾個夥伴在一起努力的時間。如果你要做的事特殊的big data分析演算法。你和幾個夥伴應該把時間精力集中在這個演算法上面,而使用者介面,企業logo,企業網站,介紹的blog文章統統都應該外包給其他人,只要你們能清楚定義並且審閱結果即可。

(2) 強迫模組化分工

如果一個三個人的小公司,每個人的專長都是programming,但對UI/UX都不擅長,一開始根本不應該花大錢去雇用一個frontend+UI/UX專家,而是根據自己的需要把UI/UX模組化之後外包。這樣一開始的設計就已經考慮模組化,將view確實分開之後,以後的維護,成長也都容易得多。更有甚者,所有人都還是集中心力做最專注的事情。

模組分工強迫對工作有清楚的定義。如果沒有清楚的定義模組與時間,外包的時程會越來越長,成本越加越多,最後失敗的時候還會宣稱不應該找外包來做。實際上應該是在當時沒辦法好好控制以及定義工作。參見這裡

(3) 彈性

外包可以產生組織彈性。只要不是外包的工作,就表示某個夥伴要做。而一個工作要需要進行,則大家的時間彈性就變小。例如,根據marketing的需要,一個新創公司可能得花時間維護blog文章,以及關心回應潛在客戶需求,這時候應該利用具有專業技能的Virtual Assistant,而不是讓少數夥伴花很多時間在一個一個的客戶回應上。



沈思:

1. 為什麼台灣新創公司好像很少聽過大幅利用外包資源,但是國外公司倒是很常見?溝通語言(英文)是不是一個顯著的問題?

2. 什麼是Virtual Assistant?它能幫助我們什麼?參考這篇blog