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8/28/2019

人手不足?資源永遠都是不夠的 (成為主管的31堂課)



大部分的情況下,所有研發與軟體主管都會面臨到人手不足的情況,特別是新創企業和快速發展的公司。資源有限,人手不足是必然的「現實」,能夠有效解決此問題也是普通主管和好主管最大的差異之一。解決的方向有三個:(一) 事實是事太多而非人太少。(二) 突破性思考,至少想出解決方案。(三) 必要的犧牲 


案例:主管V負責一個長期專案,已經有接近30個工程師是直接由V管理。然而,最近一段期間由於主要客戶的變更,加上CEO的臨時任務,讓這部門的員工疲於奔命。主管V也沒有什麼對策,只好和業務盡量模糊客戶需求以及驗收方式,看能不能減少工程師的工作量。


一:真正的事實是:事太多而非人太少


人手不足的真正意涵是「事情太多」。在以人才導向為主的組織裡,人力不足採取的短期策略如果是「增加人力」通常也不會真正解決問題。但如果短期採取「調配人力」也就是說某些事情先不做,有些事情先做,的確是可行的做法。

作為主管的你可能會說:我這些事情都很重要,每一件事情都要做。在營利組織裡,所有事情都很重要根本不可能發生。絕大部分的情況是:主管無法針對事情的優先順序做必要的排序。除非你管理的組織是急診室或者核電廠,不然不可能什麼事都很重要。要做必要的排序表面上很簡單,將事情列一個「優先順序的清單」,從1排到N,數字都不能重複,1就是最重要的事情。實務上,需要主管本身的本職學能判斷以及個人意志力。

二:突破性思考,至少想出幾個不同的解決方案


關於思考問題的框架,請參考這裡和這裡。在此就不重複。

但要提醒的事,在盈利企業裡面,不可能有什麼事情是「只能」這麼做的,一定會有不同的解決方式。問題只在於有沒有想到,還有這樣做效果好不好而已。

三:必要的犧牲 

必要的犧牲並不是指長期加班。長期加班最後通常也是三輸。必要的犧牲指的是幾種可能:
(1) 犧牲不必要的事情,請參見第一段
(2) 極短暫的加班,和長期加班不同,短暫加班是為了解決特定問題,並且要確定能盡快補假,讓團隊成員合理的休息
(3) 縮小範圍,犧牲部分功能
(4) 延長時程,犧牲時間 

然而請謹記,不能犧牲組織重要的長期目標的前進,以及不能犧牲組織文化價值。主管一旦犧牲不該犧牲的事務 (即便是無意間),就表示其領導方式有極大的問題。


陷阱


案例中的主管採取的作法非常糟。會直接踩到許多陷阱。要注意的陷阱是:
(1) 任何情況下降低品質都是飲鴆止渴,很少看到好下場。然而縮小功能範圍(例如MVP的概念)卻常常能夠成功
(2) 滿足政治因素(要和CEO打好關係)而非滿足實際困難,短期雖然可能有效果,但長期通常也不會有好下場
(3) 任何變化仍然要滿足組織整體方向,以此案例來說,必須要了解CEO這些臨時任務和目前專案比較起來何者重要

10/14/2018

企業巫醫:20分鐘搞定「工作做不完」的問題?



上班族常會遇到的老問題是:「工作做不完怎麼辦」

工作做不完是個老問題,解決問題的方法也很簡單,然而簡單事情不見得容易做。更重要的事情是:你需要正確的檢視現況,才能真正解決問題。因為每個人的「工作做不完」的實際情況都不同。舉例來說,假設你是在無良的黑心老闆血汗工廠,那麼你的工作做不完的解決方式應該是儘早辭職,而非增加效率。

以下步驟確保可以幫助你解決這個問題:


步驟一:暫停!休息5分鐘! 利用15分鐘進行計畫



1. 休息5分鐘


除非你的工作是急診室或者核電廠這類人命關天的地方,一般的上班族,一旦遇到工作做不完,慌慌亂亂急急忙忙的時候,其實第一件事情應該先放空自己。找個安靜的地方(萬一真找不到可以藉故離開辦公室幾分鐘),先盡量將自己的思緒清空,沒辦法放空冥想的話,打個手遊也可以。當你的思緒紊亂,壓力暴增,往往會使用直覺處理事情,使用直覺處理並沒有錯,但如果「只靠」直覺處理,就會失去成長和學習的機會,更糟的是,直覺處理事情通常和情緒結合在一起,關於這點請參考腦的結構杏仁核

所以讓自己休息五分鐘!


2. 計畫15分鐘


休息之後,拿出紙筆,先對現況做計畫。
列出事情的四個象限:重要/緊急矩陣(參考這裡) 。
如果你已經熟知這個事物分類方式,那就可以直接挑過這段,並思考自己為什麼不做這件事?

 2.1 重要且緊急:

 就是要專注處理的部份

 2.2 不重要但是緊急:

 要犧牲,或者交給別人,或者是忙碌狀況。但通常這種事情都是工作做不完的主要來源。最好的方式是縮小事情的影響。常見不重要但緊急的事情,不外乎老闆索取各種資料,感覺很急,

 2.3 不重要且不緊急:
  千萬不要去做它!普通上班族通常不小心會落入去做不重要且不緊急的事情,而且還不自知。最常遇到的事情是:對小事情花時間做無謂的討論。

 2.4 重要但是不緊急:

  千萬不要忽略他!忽略這裡,就無法徹底解決工作做不完的問題!



步驟二:按照計劃:逐一解決重要緊急的事


在計畫中,條列的重要與緊急的事情,要「逐一」處理。先不要想要同時處理,做個清單,搞定一個事情打個勾。

這聽起來簡單做起來很難。

有幾個簡單的執行要點可供參考:

(a) 自己找到專注工作的場地。很多工作其實不限定工作場合,只要你事先跟老闆講好,其實是可以嘗試找不會被打擾的地方好好專心把事情搞定。例如,在主管同意之下,中午三小時在公司附近某咖啡廳寫程式。在近年來開放式空間流行的狀況下,這點相對重要!

(b) 不要隨時檢查email與短訊。除非你的工作是急診室醫生或者某些人命關天的意外處理者,否則不應該時時檢查聯絡工具,你應該是控制工具的人,而非被工具控制的人

(c) 設定解決的定義。緊急而重要的事情的「回應」不代表解決。解決事情要像是恐怖片裡的殭屍,當你沒有徹底將它打爆頭,它很有可能會再爬起來咬你一口。


步驟三:重新檢討計畫,找到提高效率的方式,專注於重要但不緊急的事情規劃和執行


為什麼要專注於重要但不緊急的事?因為重要的事情如果都先處理好,可以大幅改善「未來還會有工作做不完的問題」 而且同時減少重要且緊急的事情發生。畢竟很多重要緊急的事情,就是當初重要但不緊急的事情一路拖延導致後來變緊急。

因此,這步驟用以確保可以有計劃地執行「重要但不緊急」

有幾個方式可以確保自己不遺漏「重要但不緊急」的事情

(a) 隨時檢查中期目標:組織通常有偉大的長期目標(例如登陸火星),但也由於通常太偉大,所以必須要逐步以中期目標達成。個人應該將中期(3~18個月)目標當作為重要的事情,而非最近短期目標。因為,短期事物常常會被迫打斷修改,就會容易淪落於被時間追趕而非控制時間。

(b) 每天排定固定時間處理「重要但不緊急」 即便是1小時,長期下來也會有效果。萬一不得已要加班,應該要加班處理的並非緊急的事,而是重要的事!

(c) 其他 (有空再說明此處)




步驟四:按照計劃,完成重要的事 ,並執行提高效率的方式


倘若已經執行到此。就可以考慮提高效率的方式。
其中最重要的方式就是「提高本身知識與能力」

提高工作效率有很多種方式,請參考這裡,或者這裡


步驟五:檢討成效,修改計畫


每個計畫都應該確實被檢討,自我檢討當然很好,不過,秘訣是請你認為做得比你更好的人幫你檢討計畫。

倘若這篇文章有某件100%保證有用的方式,那麼「請一個你認為比你厲害的人幫你檢討你的計畫和成效」是最最有用的一點。

10/01/2017

簡單的路難行 - 人才的激勵與維持


資訊時代前的資本主義中,價值的產生來自三個要素:土地,勞動,資本 - 參見亞當斯密國富論。然而在資訊時代,絕大部分的人都知道,員工(也就是勞動力),是最最能夠產生價值的地方。換言之,只要找到最厲害的團隊,就可以幫企業做出做適合的產品與服務,並最能產生獲利。


但是,簡單的路難行。


在壹週刊有一篇容易的路最難行中,黎老闆描述了早在40-50年前,即便是一個成衣小工廠,人才仍然是獲利的最高因素。即便付出比別人高3倍的薪資也值得。但是,簡單的路難行,即便全世界都知道簡單的道理,可是執行起來實在太難。

大致有三個原因(特別是在台灣)


大型企業敘薪


台灣大型企業的都有薪資結構,對於已經有工作經驗的人,不太可能提供比過去多25%以上的薪資。就算這個人過去已經證明是難得的人才,也很難以「倍數」成長,頂多是以「百分比」加上激勵獎金成長。


小型新創企業資金不足


這應該很容易理解。和壹週刊黎老闆的文章一樣,小公司為求生存,不得不盡可能壓低薪資(改用夢想股票激勵)。然而,壓低薪資會導致於找到「人力」而非取得「人才」。這變成惡性循環,小公司變得更難獲利。要突破困境,恐怕企業主必須要有決心和毅力維持「難行之路」。請參考黎老闆的這篇

CP值的誤用

CP值用在買東西是很合理。用在專業人才的工作績效是非常扭曲的作法。例如,兩個很爛的程式設計師,其薪水加起來跟一個好的程式設計師一樣。甚至,做一些簡單的工作也跟優秀的程式設計師差不多。然而,遇到複雜,開創性的工作時,三個臭皮匠很難贏過一個諸葛亮。



解決之道?


如果你是新創公司的企業主。建議看一下黎老闆的「一個創業者的道白」系列文章。非常有啟發性。

如果你是大企業的主管,畢竟已經受組織本身的限制,能做的事情稍微受限,但只要緊記一件事情,一定會有所幫助

激勵方式:主管對於團隊成員的真正最好的激勵方式,是找到讓團隊成員能自己激勵的方式。

(這段話節錄自 Work Happy 一書,作者為Jill Geisler)



7/18/2016

解決軟體專案困境的最爛方式 - 加班





「加班」是解決軟體開發專案困難的常見方式,但也是最爛的方式。(好方法?請參考:解決專案困境的三個方式)

負責控管專案進度的主管或專案經理,如果只會用「加班」這招來解決問題,那就不適合做軟體專案經理。

長期,非自願的(註1)加班沒辦法真正解決問題的各種經驗實證,早在許多談論軟體專案的書籍中存在。例如:人月神話Peopleware約耳談軟體與熊共舞等等。從來沒有看過有任何「專案管理理論或實務認為加班有用」。

最根本的原因在於:知識工作者(軟體工程師),其產出和付出的「超額」時間根本沒有關係,也因此,加班從來都不會解決真正的問題。

既然如此,為什麼加班文化仍然存在?

常見原因有:

1.  短期效應


特定目的的短期加班:例如參加週末創業活動,或者,產品銷售大會之前的熬夜修正demo問題等等。這些特定的目的,固定時間的活動,確實會讓人拼了命「加班」完成目的。但是,短期效應絕對不能當作一般專案管理的方式,大部份的專案都不是百米賽跑!


2.  專案經理本職學能不足,利用要求加班來展示苦勞。


專案經理沒有其他辦法,只會加總人時。因此,即便人月神話從初版印刷上市(1975)到今天已經超過40年!仍然有不少軟體專案經理即便看過人月神話這本書,仍然不可自免得繼續要求加班。因為,如果有加班,即便專案失敗,以往也被認為「沒有功勞也有苦勞」。

但是,以現在環境變化迅速,一個軟體企業中,如果「一直都只有苦勞」,被淘汰的速度遠比過去還要快得多。



3.  模糊的合約。


在某些糟糕的情況下,銷售可能會簽下模糊的合約,當專案經理看到合約內容時,其解讀方式和客戶「截然不同」。在各種專案經理訓練課程,以及各類商管叢書裡,都會說「要良好溝通」,但實務上,當專案經理手上已經拿到不合理,而且驗收條件極為模糊的合約時,幾乎不可能以「溝通」來解決。如果專案經理,誤接燙手山竽,而又沒有足夠的創新能力和技術能力來解決時,通常會誤以為軟硬兼施的「加班」,或許可解決這個問題。

但是,如果這次不能非加班的方式解決,下次就不可能有更好的方式。其後就落入惡性循環。可以google一下「台灣  接案公司」看看目前的現實情況。


4. 心靈激勵。

無論是「要有創業家的精神!」,或者是「我們在做全世界最偉大的軟體」,甚至是「世界的和平,人類的未來就靠我們了」。而又有太多人誤以為,只要有正確的心靈激勵,軟體工程師就可以像電影劇情,日夜匪懈的工作,還能有創造性的思考解決問題。


5. ...很多其他的理由。


如果你是專案管理人員,之前要求成員加班的理由到底是什麼?如果你是軟體開發人員?曾經被哪些理由要求加班? 




既然如此,到底什麼是解決軟體專案困難的好方式?
除了可以參考這裡之外,還有三個原則:


1. 永遠都有選擇 - 「Say No」也是一個選項!


認為不正確的事情就應該說「不」。在正確的時間點不說,只會拖延,就不是個好的專案領導者。


以組織層面的角度:

就專案經理本職學能而言,一旦發現自己不是個好的專案領導者,應該要對自己說不,迅速辭職,改當一個好的程式設計師,或許是對專案最好的幫助。

就專案目標而言,倘若使用這的需求不確定,就應該選擇不做,或者選擇先做mockup,讓使用者確定需求,才不會浪費時間。

資源 - 特別是人力而言 - 在企業組織中,永遠都是有限。而良好的管理是透徹於在有限的資源中做有效的分配。加班不會讓分配變得有效,只會讓無效的分配繼續無效。

以技術層面的角度:

技術永遠有選項。一個複雜的功能,可能有起碼5種不同的實作方式,到底是選擇複雜但是有趣,還是選擇簡單,但是堅固耐用?就要視情況而定。

無論什麼事情,一定有選擇,絕對不會有「我們只能加班」這個選項。



2. 專案擁有人,必須參與專案!


近年來流行的Scrum,有一個必要的要點:專案擁有者(product owner)在每一個sprint之後要檢視產出。這個要點非常的重要,遠比正確做好燃盡圖,每天站著開會來得重要100倍。

專案擁有人,需要參與專案的每一階段進展,確實了解專案的人把時間用在哪裡,並且確實了解,每一個sprint產出都是專案擁有人最想要的產出。如此才能確保「做出對的事情」。

如何讓專案擁有者參與專案,就變成專案管理者「一定要做」的事情。

會把PMP的教材背的滾瓜爛熟 -- 溝通管理計畫書是要建立蒐集擷取散布各處的資訊,以及最終處置專案資訊的流程 -- 但實際讓連每一小階段讓專案擁有者「確定產出是他要的」都無法實際做到,簡直沒有任何意義。

在每個階段發個制式的email,裡面塞了很多複雜的圖表資訊,只會讓專案管理者「誤以為」一切都很順利。把確認每階段產出是他要的這件事情越往後延,風險就越大!


3. 磨利斧頭!


技術上的學習,會讓事情事半功倍。太陽底下沒有新鮮事,你所遇到的困難,可能已經有另外17個人遇過同樣的困難,而其中也許有9個人已經解決,解決的人之中有5個把相關資訊放在網路上。只要有正確的英文閱讀和google查詢能力,並能固定的自我學習,充實自己(參考如何充實自己),通常都能以更好更快更有效率的方式,解決軟體上的問題。

但是,千萬不要把「沒有時間學習」當作理由。當你的斧頭已經鈍到無法砍樹,還試圖用鈍斧頭砍樹來表現自己的努力,這是完全沒有意義。學習的目的就是磨利自己,將知識與技能銳化,才不會以無意義的舉動,做無意義的事情,加無意義的班。






註1: 凡事皆有例外,遇到天災人禍等不可抗力情況而加班其實算合理,不過即便如此,也應是極短的時間。例如,颱風天放假,隔天需要額外的工作時間。自願性質也絕對不會是長期,例如自己去參加創業週末,某種程度是自己為了自己額外工作,但頂多是一個週末,也不可能連續10個週末都在進行這樣的活動。

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