人手不足？資源永遠都是不夠的 (成為主管的31堂課)

大部分的情況下，所有研發與軟體主管都會面臨到人手不足的情況，特別是新創企業和快速發展的公司。資源有限，人手不足是必然的「現實」，能夠有效解決此問題也是普通主管和好主管最大的差異之一。解決的方向有三個：(一) 事實是事太多而非人太少。(二) 突破性思考，至少想出解決方案。(三) 必要的犧牲 

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案例：主管V負責一個長期專案，已經有接近30個工程師是直接由V管理。然而，最近一段期間由於主要客戶的變更，加上CEO的臨時任務，讓這部門的員工疲於奔命。主管V也沒有什麼對策，只好和業務盡量模糊客戶需求以及驗收方式，看能不能減少工程師的工作量。

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一：真正的事實是：事太多而非人太少

人手不足的真正意涵是「事情太多」。在以人才導向為主的組織裡，人力不足採取的短期策略如果是「增加人力」通常也不會真正解決問題。但如果短期採取「調配人力」也就是說某些事情先不做，有些事情先做，的確是可行的做法。

作為主管的你可能會說：我這些事情都很重要，每一件事情都要做。在營利組織裡，所有事情都很重要根本不可能發生。絕大部分的情況是：主管無法針對事情的優先順序做必要的排序。除非你管理的組織是急診室或者核電廠，不然不可能什麼事都很重要。要做必要的排序表面上很簡單，將事情列一個「優先順序的清單」，從1排到N，數字都不能重複，1就是最重要的事情。實務上，需要主管本身的本職學能判斷以及個人意志力。

二：突破性思考，至少想出幾個不同的解決方案

關於思考問題的框架，請參考這裡和這裡。在此就不重複。

但要提醒的事，在盈利企業裡面，不可能有什麼事情是「只能」這麼做的，一定會有不同的解決方式。問題只在於有沒有想到，還有這樣做效果好不好而已。

三：必要的犧牲 

必要的犧牲並不是指長期加班。長期加班最後通常也是三輸。必要的犧牲指的是幾種可能：
(1) 犧牲不必要的事情，請參見第一段
(2) 極短暫的加班，和長期加班不同，短暫加班是為了解決特定問題，並且要確定能盡快補假，讓團隊成員合理的休息
(3) 縮小範圍，犧牲部分功能
(4) 延長時程，犧牲時間 

然而請謹記，不能犧牲組織重要的長期目標的前進，以及不能犧牲組織文化價值。主管一旦犧牲不該犧牲的事務 （即便是無意間），就表示其領導方式有極大的問題。

陷阱

案例中的主管採取的作法非常糟。會直接踩到許多陷阱。要注意的陷阱是：
(1) 任何情況下降低品質都是飲鴆止渴，很少看到好下場。然而縮小功能範圍(例如MVP的概念)卻常常能夠成功
(2) 滿足政治因素(要和CEO打好關係)而非滿足實際困難，短期雖然可能有效果，但長期通常也不會有好下場
(3) 任何變化仍然要滿足組織整體方向，以此案例來說，必須要了解CEO這些臨時任務和目前專案比較起來何者重要

企業巫醫：20分鐘搞定「工作做不完」的問題？

上班族常會遇到的老問題是：「工作做不完怎麼辦」

工作做不完是個老問題，解決問題的方法也很簡單，然而簡單事情不見得容易做。更重要的事情是：你需要正確的檢視現況，才能真正解決問題。因為每個人的「工作做不完」的實際情況都不同。舉例來說，假設你是在無良的黑心老闆血汗工廠，那麼你的工作做不完的解決方式應該是儘早辭職，而非增加效率。

以下步驟確保可以幫助你解決這個問題：

步驟一：暫停！休息5分鐘！ 利用15分鐘進行計畫

1. 休息5分鐘

除非你的工作是急診室或者核電廠這類人命關天的地方，一般的上班族，一旦遇到工作做不完，慌慌亂亂急急忙忙的時候，其實第一件事情應該先放空自己。找個安靜的地方(萬一真找不到可以藉故離開辦公室幾分鐘)，先盡量將自己的思緒清空，沒辦法放空冥想的話，打個手遊也可以。當你的思緒紊亂，壓力暴增，往往會使用直覺處理事情，使用直覺處理並沒有錯，但如果「只靠」直覺處理，就會失去成長和學習的機會，更糟的是，直覺處理事情通常和情緒結合在一起，關於這點請參考腦的結構，杏仁核。

所以讓自己休息五分鐘！

2. 計畫15分鐘

休息之後，拿出紙筆，先對現況做計畫。
列出事情的四個象限：重要/緊急矩陣(參考這裡) 。
如果你已經熟知這個事物分類方式，那就可以直接挑過這段，並思考自己為什麼不做這件事？

 2.1 重要且緊急：

 就是要專注處理的部份

 2.2 不重要但是緊急：

 要犧牲，或者交給別人，或者是忙碌狀況。但通常這種事情都是工作做不完的主要來源。最好的方式是縮小事情的影響。常見不重要但緊急的事情，不外乎老闆索取各種資料，感覺很急，

 2.3 不重要且不緊急：
  千萬不要去做它！普通上班族通常不小心會落入去做不重要且不緊急的事情，而且還不自知。最常遇到的事情是：對小事情花時間做無謂的討論。

 2.4 重要但是不緊急：

  千萬不要忽略他！忽略這裡，就無法徹底解決工作做不完的問題！

步驟二：按照計劃：逐一解決重要緊急的事

在計畫中，條列的重要與緊急的事情，要「逐一」處理。先不要想要同時處理，做個清單，搞定一個事情打個勾。

這聽起來簡單做起來很難。

有幾個簡單的執行要點可供參考：

(a) 自己找到專注工作的場地。很多工作其實不限定工作場合，只要你事先跟老闆講好，其實是可以嘗試找不會被打擾的地方好好專心把事情搞定。例如，在主管同意之下，中午三小時在公司附近某咖啡廳寫程式。在近年來開放式空間流行的狀況下，這點相對重要！

(b) 不要隨時檢查email與短訊。除非你的工作是急診室醫生或者某些人命關天的意外處理者，否則不應該時時檢查聯絡工具，你應該是控制工具的人，而非被工具控制的人

(c) 設定解決的定義。緊急而重要的事情的「回應」不代表解決。解決事情要像是恐怖片裡的殭屍，當你沒有徹底將它打爆頭，它很有可能會再爬起來咬你一口。

步驟三：重新檢討計畫，找到提高效率的方式，專注於重要但不緊急的事情規劃和執行

為什麼要專注於重要但不緊急的事？因為重要的事情如果都先處理好，可以大幅改善「未來還會有工作做不完的問題」 而且同時減少重要且緊急的事情發生。畢竟很多重要緊急的事情，就是當初重要但不緊急的事情一路拖延導致後來變緊急。

因此，這步驟用以確保可以有計劃地執行「重要但不緊急」

有幾個方式可以確保自己不遺漏「重要但不緊急」的事情

(a) 隨時檢查中期目標：組織通常有偉大的長期目標(例如登陸火星)，但也由於通常太偉大，所以必須要逐步以中期目標達成。個人應該將中期(3~18個月)目標當作為重要的事情，而非最近短期目標。因為，短期事物常常會被迫打斷修改，就會容易淪落於被時間追趕而非控制時間。

(b) 每天排定固定時間處理「重要但不緊急」 即便是1小時，長期下來也會有效果。萬一不得已要加班，應該要加班處理的並非緊急的事，而是重要的事！

(c) 其他 (有空再說明此處)

步驟四：按照計劃，完成重要的事 ，並執行提高效率的方式

倘若已經執行到此。就可以考慮提高效率的方式。
其中最重要的方式就是「提高本身知識與能力」

提高工作效率有很多種方式，請參考這裡，或者這裡。

步驟五：檢討成效，修改計畫

每個計畫都應該確實被檢討，自我檢討當然很好，不過，秘訣是請你認為做得比你更好的人幫你檢討計畫。

倘若這篇文章有某件100%保證有用的方式，那麼「請一個你認為比你厲害的人幫你檢討你的計畫和成效」是最最有用的一點。

簡單的路難行 - 人才的激勵與維持

資訊時代前的資本主義中，價值的產生來自三個要素：土地，勞動，資本 - 參見亞當斯密國富論。然而在資訊時代，絕大部分的人都知道，員工(也就是勞動力)，是最最能夠產生價值的地方。換言之，只要找到最厲害的團隊，就可以幫企業做出做適合的產品與服務，並最能產生獲利。

但是，簡單的路難行。

在壹週刊有一篇容易的路最難行中，黎老闆描述了早在40-50年前，即便是一個成衣小工廠，人才仍然是獲利的最高因素。即便付出比別人高3倍的薪資也值得。但是，簡單的路難行，即便全世界都知道簡單的道理，可是執行起來實在太難。

大致有三個原因(特別是在台灣)

大型企業敘薪

台灣大型企業的都有薪資結構，對於已經有工作經驗的人，不太可能提供比過去多25%以上的薪資。就算這個人過去已經證明是難得的人才，也很難以「倍數」成長，頂多是以「百分比」加上激勵獎金成長。

小型新創企業資金不足

這應該很容易理解。和壹週刊黎老闆的文章一樣，小公司為求生存，不得不盡可能壓低薪資（改用夢想股票激勵）。然而，壓低薪資會導致於找到「人力」而非取得「人才」。這變成惡性循環，小公司變得更難獲利。要突破困境，恐怕企業主必須要有決心和毅力維持「難行之路」。請參考黎老闆的這篇。

CP值的誤用

CP值用在買東西是很合理。用在專業人才的工作績效是非常扭曲的作法。例如，兩個很爛的程式設計師，其薪水加起來跟一個好的程式設計師一樣。甚至，做一些簡單的工作也跟優秀的程式設計師差不多。然而，遇到複雜，開創性的工作時，三個臭皮匠很難贏過一個諸葛亮。

解決之道？

如果你是新創公司的企業主。建議看一下黎老闆的「一個創業者的道白」系列文章。非常有啟發性。

如果你是大企業的主管，畢竟已經受組織本身的限制，能做的事情稍微受限，但只要緊記一件事情，一定會有所幫助

激勵方式：主管對於團隊成員的真正最好的激勵方式，是找到讓團隊成員能自己激勵的方式。

(這段話節錄自 Work Happy 一書，作者為Jill Geisler)

解決軟體專案困境的最爛方式 - 加班

「加班」是解決軟體開發專案困難的常見方式，但也是最爛的方式。(好方法？請參考：解決專案困境的三個方式)

負責控管專案進度的主管或專案經理，如果只會用「加班」這招來解決問題，那就不適合做軟體專案經理。

長期，非自願的(註1)加班沒辦法真正解決問題的各種經驗實證，早在許多談論軟體專案的書籍中存在。例如：人月神話，Peopleware，約耳談軟體，與熊共舞等等。從來沒有看過有任何「專案管理理論或實務認為加班有用」。

最根本的原因在於：知識工作者(軟體工程師)，其產出和付出的「超額」時間根本沒有關係，也因此，加班從來都不會解決真正的問題。

既然如此，為什麼加班文化仍然存在?

常見原因有：

1.  短期效應

特定目的的短期加班：例如參加週末創業活動，或者，產品銷售大會之前的熬夜修正demo問題等等。這些特定的目的，固定時間的活動，確實會讓人拼了命「加班」完成目的。但是，短期效應絕對不能當作一般專案管理的方式，大部份的專案都不是百米賽跑！

2.  專案經理本職學能不足，利用要求加班來展示苦勞。

專案經理沒有其他辦法，只會加總人時。因此，即便人月神話從初版印刷上市(1975)到今天已經超過40年！仍然有不少軟體專案經理即便看過人月神話這本書，仍然不可自免得繼續要求加班。因為，如果有加班，即便專案失敗，以往也被認為「沒有功勞也有苦勞」。

但是，以現在環境變化迅速，一個軟體企業中，如果「一直都只有苦勞」，被淘汰的速度遠比過去還要快得多。

3.  模糊的合約。

在某些糟糕的情況下，銷售可能會簽下模糊的合約，當專案經理看到合約內容時，其解讀方式和客戶「截然不同」。在各種專案經理訓練課程，以及各類商管叢書裡，都會說「要良好溝通」，但實務上，當專案經理手上已經拿到不合理，而且驗收條件極為模糊的合約時，幾乎不可能以「溝通」來解決。如果專案經理，誤接燙手山竽，而又沒有足夠的創新能力和技術能力來解決時，通常會誤以為軟硬兼施的「加班」，或許可解決這個問題。

但是，如果這次不能非加班的方式解決，下次就不可能有更好的方式。其後就落入惡性循環。可以google一下「台灣  接案公司」看看目前的現實情況。

4. 心靈激勵。

無論是「要有創業家的精神！」，或者是「我們在做全世界最偉大的軟體」，甚至是「世界的和平，人類的未來就靠我們了」。而又有太多人誤以為，只要有正確的心靈激勵，軟體工程師就可以像電影劇情，日夜匪懈的工作，還能有創造性的思考解決問題。

5. ...很多其他的理由。

如果你是專案管理人員，之前要求成員加班的理由到底是什麼？如果你是軟體開發人員？曾經被哪些理由要求加班？ 




既然如此，到底什麼是解決軟體專案困難的好方式？
除了可以參考這裡之外，還有三個原則：

1. 永遠都有選擇 - 「Say No」也是一個選項！

認為不正確的事情就應該說「不」。在正確的時間點不說，只會拖延，就不是個好的專案領導者。


以組織層面的角度：

就專案經理本職學能而言，一旦發現自己不是個好的專案領導者，應該要對自己說不，迅速辭職，改當一個好的程式設計師，或許是對專案最好的幫助。

就專案目標而言，倘若使用這的需求不確定，就應該選擇不做，或者選擇先做mockup，讓使用者確定需求，才不會浪費時間。

資源 - 特別是人力而言 - 在企業組織中，永遠都是有限。而良好的管理是透徹於在有限的資源中做有效的分配。加班不會讓分配變得有效，只會讓無效的分配繼續無效。

以技術層面的角度：

技術永遠有選項。一個複雜的功能，可能有起碼5種不同的實作方式，到底是選擇複雜但是有趣，還是選擇簡單，但是堅固耐用？就要視情況而定。

無論什麼事情，一定有選擇，絕對不會有「我們只能加班」這個選項。

2. 專案擁有人，必須參與專案！

近年來流行的Scrum，有一個必要的要點：專案擁有者(product owner)在每一個sprint之後要檢視產出。這個要點非常的重要，遠比正確做好燃盡圖，每天站著開會來得重要100倍。

專案擁有人，需要參與專案的每一階段進展，確實了解專案的人把時間用在哪裡，並且確實了解，每一個sprint產出都是專案擁有人最想要的產出。如此才能確保「做出對的事情」。

如何讓專案擁有者參與專案，就變成專案管理者「一定要做」的事情。

會把PMP的教材背的滾瓜爛熟 -- 溝通管理計畫書是要建立蒐集擷取散布各處的資訊，以及最終處置專案資訊的流程 -- 但實際讓連每一小階段讓專案擁有者「確定產出是他要的」都無法實際做到，簡直沒有任何意義。

在每個階段發個制式的email，裡面塞了很多複雜的圖表資訊，只會讓專案管理者「誤以為」一切都很順利。把確認每階段產出是他要的這件事情越往後延，風險就越大！

3. 磨利斧頭！

技術上的學習，會讓事情事半功倍。太陽底下沒有新鮮事，你所遇到的困難，可能已經有另外17個人遇過同樣的困難，而其中也許有9個人已經解決，解決的人之中有5個把相關資訊放在網路上。只要有正確的英文閱讀和google查詢能力，並能固定的自我學習，充實自己（參考如何充實自己），通常都能以更好更快更有效率的方式，解決軟體上的問題。

但是，千萬不要把「沒有時間學習」當作理由。當你的斧頭已經鈍到無法砍樹，還試圖用鈍斧頭砍樹來表現自己的努力，這是完全沒有意義。學習的目的就是磨利自己，將知識與技能銳化，才不會以無意義的舉動，做無意義的事情，加無意義的班。

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註1: 凡事皆有例外，遇到天災人禍等不可抗力情況而加班其實算合理，不過即便如此，也應是極短的時間。例如，颱風天放假，隔天需要額外的工作時間。自願性質也絕對不會是長期，例如自己去參加創業週末，某種程度是自己為了自己額外工作，但頂多是一個週末，也不可能連續10個週末都在進行這樣的活動。

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