顯示具有 一對一面談 標籤的文章。 顯示所有文章
顯示具有 一對一面談 標籤的文章。 顯示所有文章

8/25/2019

如何讓一對一面談變得有用! (成為主管的31堂課)



做為軟體相關工作的主管,固定和自己的團隊夥伴一對一面談,在外商俗稱 one-on-one:是絕對不能省略的事情!如果無法和自己直屬部屬(direct report)每個月至少一小時的懇談,那麼絕對無法有效的激勵與維持團隊。


案例:C是在大公司的資深工程師,他常常跟我抱怨他的主管不了解情況。而由於該公司是有規定主管需要跟團隊成員固定one-on-one,所以我自然就問「你不是有跟他固定one-on-one嗎?」,C則回答「是啊,但是那也是聊聊天而已,改覺反應什麼也不會改變」


作為主管,要避免上述案例發生,一定要知道如何有效率的進行one-on-one並且讓他變得有用!


如果你的直屬成員超過10人,一對一面談反而更不能忽略或省略。如果你的直屬成員超過15人,那麼你的現行組織必須分層或者分開,除非你的組織是「人力導向」而非「人才導向」否則,超過10人的直接管理已經是極端困難,超過15個人是幾乎不可行。有些主管會驕傲地說,我的直接report-line有35個人,通常這樣的主管已經默默地分出階層,會找尋team leader來取代主管的工作,而大部分的時候team leader才是真正的主管。

一對一面談(one-on-one, 以下簡稱1-on-1)主要的目的有幾個:
1. 了解該成員的士氣情況
2. 了解該成員工作上是否遇到困難
3. 了解是否有需要處理的人際問題
4. 給與成員過去工作表現的精簡摘要:做的很好,或者做得還好,或者做得不好
5. 讓成員給自己回饋


一般來說,1-on-1不應該用來解決「技術問題」,技術問題應該是透明解決,而非兩個人私下解決。除非團隊人數剛好就是兩個人。

1-on-1的推薦作法:


一:固定架構與取得事實優先


當談話有固定架構時,部屬在每一次談話自然就有期待,以及自然地提供所需要的資訊,而這些事實資訊就反映到一對一談話的目的。

所謂固定架構很簡單,就是鎖定2到5個基本問題,這些問題是取得事實,並且應該很快可以回答。舉例來說:

(a) 請問你上次1-on-1到今天為止,有沒有遇到讓你很生氣的事情
(b) 從現在到未來2個月內,你有離職的「打算」嗎
(c) 今天有什麼事情,是你認為我要馬上去做的
(d) 從上次1-on-1到今天為止,你覺得工作開心嗎

這些問題都可以簡要的了解此成員的現況。重點是要用張簡單的紙長期追蹤這些問題。

二:自由討論時間以傾聽為主,下次必定追蹤!


固定問題需要紀錄,自由討論時間更是需要傾聽紀錄和追蹤!

自由討論當然以傾聽為主,在團隊成員還沒徹底講完,只做記錄千萬不要打斷。在結尾時,要說明你記錄了什麼。如果是組織做的事情好壞,公司目前現況,專案進度等等相關的,不用在1-on-1之間有結論,但一定要能夠紀錄,並且承諾會重視他講的所有事情。

重點在此!下一次1-on-1必定要重述他曾經重視的事情。並且,說明這些事情目前的現況,同時也和他討論這些事情對他現在還重要嗎?畢竟很多時候團隊成員只是需要抒發心情,並不真的重視這些,他們可能更重視的是「主管有重視」而已。

三:陷阱!不要做這些事情!


請注意以下陷阱!

1. 千萬不要和團隊成員一起抱怨公司政策,或者一起抱怨某個公司員工或主管
2. 絕對不能承諾無法100%達到的事情
3. 傾聽抱怨是應該的,但導向抱怨成為可執行的行動是最重要的一步
4. 切勿打聽A成員對B成員的個人看法!但可以詢問A成員關於其他員工某個特定時間點做的某件特定事情。
5. 1-on-1必須要有自己的筆記,千萬不要忽略紀錄