8/26/2019

系統化思考的秘訣 (成為主管的31堂課)


系統化思考 Systems Thinking 是解決複雜困難問題的科學方式。而作為主管的工作,時常遇到困難的狀況,如果身為主管的你沒有一個科學性的方式來分析與處理困難狀況,自認可以依賴直覺和經驗,那麼很有可能你依賴的是運氣而已。


案例一:有位資深的HR M,憂心忡忡的問說,過去三個月我們的資深工程師招募好像不順利,快要一百人無法通過我們的評估,Hunter看到我們這樣都不太願意再送履歷表來了。我們是不是標準太高?要不要降低標準。

案例二:某主管A被要求和直屬於CEO辦公室的專案經理D合作進行系統整合,然而專案經理D常常會有不合理的要求 ,並常在會議中酸言酸語,讓A在系統整合上花了很多人力時間,但又打不到D的要求,而D又有CEO作為後盾。


上述案例都很複雜,牽涉的範圍廣泛。為了解決複雜問題,系統化思考會牽涉到各式各樣圖形工具,例如這個,或者這個。這些圖形工具其實都是為了簡化問題。系統化思考的理論與應用廣泛,但是針對軟體主管的工作特性,有幾個祕訣(捷徑)可以先試看看

(1) 無論如何,先畫張心智圖或者魚骨圖


心智圖可以拓展思考,魚骨圖可以先探索遺漏因素。更重要的是,圖形可以將你的思考模式放在紙面上,讓你用鳥勘的方向,有機會重新思考問題。並且,這圖型還可以留供未來檢討使用。

(2) 無論如何,先透過5Why找到真正的目的或原因。


以上述案例一,當我們先從一個方向使用5why探究原因,可能如下:

為什麼HR會覺得不順利?是因為招募人數不足。為什麼招募人數不足?是因為hunter不願意積極尋訪多送履歷表。為什麼hunter不積極?是因為我們篩選比較嚴格。為什麼篩選比較嚴格?是因為....

但是,從另一個方向使用5why可能如下:

為什麼HR會覺得不順利?是因為面試的多但都沒錄取。為什麼面試多但都沒錄取?是因為hunter送來的履歷不符合我們徵才的要件。為什麼不符合?是因為hunter不了解我們要什麼樣的人才。為什麼不了解?是因為....

找到事情的真正源頭,或者自己想達成的真正目的會是系統化思考要達成的第一個目標。

(3) 實驗性質的行動!兵聞拙速 未睹巧之久也


任何形式的研究調查,都可以無限期地進行下去,可能永遠都不會有結果。然而作為主管,透過行為有效的將事情推進下去才是重點。

案例二:當展開5why與心智圖,了解CEO的辦公室經理D其壓力來自CEO對他有時間限制時,而D由於無真正的技術能力,導致會將各種事情盡量轉交給主管A,探究其目的在於,萬一整合失敗,不會被歸咎責任。而A的做法就是互相對抗,兵來將擋。這樣的情況,可以持續下去永遠沒有結果。而後改變的做法是,先實驗性透過提供各式各樣教育課程給D的部屬,讓其部屬更了解系統如何運作,並且在各種會議中提及教育訓練一事,讓CEO理解其直屬的團隊的能力不足,因而會讓系統整合的設計本身交由A來進行,自然系統整合的最後結果就會順利達到CEO要求,也讓A與D之間的關係不會永遠惡化。

案例二看似政治問題,但其實透過實驗性質的活動(提供教育訓練)可以讓A快速證實D的團隊能力不足,即便教育順練活動辦得很粗糙簡陋也可以。


提醒一下,無法進行系統化思考的主管,最後更容易透過「恐懼」「運氣」「政治手段」等方式來管理團隊,至於能否達到目的就很難說。








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