企業巫醫：20分鐘搞定「工作做不完」的問題？

上班族常會遇到的老問題是：「工作做不完怎麼辦」

工作做不完是個老問題，解決問題的方法也很簡單，然而簡單事情不見得容易做。更重要的事情是：你需要正確的檢視現況，才能真正解決問題。因為每個人的「工作做不完」的實際情況都不同。舉例來說，假設你是在無良的黑心老闆血汗工廠，那麼你的工作做不完的解決方式應該是儘早辭職，而非增加效率。

以下步驟確保可以幫助你解決這個問題：

步驟一：暫停！休息5分鐘！ 利用15分鐘進行計畫

1. 休息5分鐘

除非你的工作是急診室或者核電廠這類人命關天的地方，一般的上班族，一旦遇到工作做不完，慌慌亂亂急急忙忙的時候，其實第一件事情應該先放空自己。找個安靜的地方(萬一真找不到可以藉故離開辦公室幾分鐘)，先盡量將自己的思緒清空，沒辦法放空冥想的話，打個手遊也可以。當你的思緒紊亂，壓力暴增，往往會使用直覺處理事情，使用直覺處理並沒有錯，但如果「只靠」直覺處理，就會失去成長和學習的機會，更糟的是，直覺處理事情通常和情緒結合在一起，關於這點請參考腦的結構，杏仁核。

所以讓自己休息五分鐘！

2. 計畫15分鐘

休息之後，拿出紙筆，先對現況做計畫。
列出事情的四個象限：重要/緊急矩陣(參考這裡) 。
如果你已經熟知這個事物分類方式，那就可以直接挑過這段，並思考自己為什麼不做這件事？

 2.1 重要且緊急：

 就是要專注處理的部份

 2.2 不重要但是緊急：

 要犧牲，或者交給別人，或者是忙碌狀況。但通常這種事情都是工作做不完的主要來源。最好的方式是縮小事情的影響。常見不重要但緊急的事情，不外乎老闆索取各種資料，感覺很急，

 2.3 不重要且不緊急：
  千萬不要去做它！普通上班族通常不小心會落入去做不重要且不緊急的事情，而且還不自知。最常遇到的事情是：對小事情花時間做無謂的討論。

 2.4 重要但是不緊急：

  千萬不要忽略他！忽略這裡，就無法徹底解決工作做不完的問題！

步驟二：按照計劃：逐一解決重要緊急的事

在計畫中，條列的重要與緊急的事情，要「逐一」處理。先不要想要同時處理，做個清單，搞定一個事情打個勾。

這聽起來簡單做起來很難。

有幾個簡單的執行要點可供參考：

(a) 自己找到專注工作的場地。很多工作其實不限定工作場合，只要你事先跟老闆講好，其實是可以嘗試找不會被打擾的地方好好專心把事情搞定。例如，在主管同意之下，中午三小時在公司附近某咖啡廳寫程式。在近年來開放式空間流行的狀況下，這點相對重要！

(b) 不要隨時檢查email與短訊。除非你的工作是急診室醫生或者某些人命關天的意外處理者，否則不應該時時檢查聯絡工具，你應該是控制工具的人，而非被工具控制的人

(c) 設定解決的定義。緊急而重要的事情的「回應」不代表解決。解決事情要像是恐怖片裡的殭屍，當你沒有徹底將它打爆頭，它很有可能會再爬起來咬你一口。

步驟三：重新檢討計畫，找到提高效率的方式，專注於重要但不緊急的事情規劃和執行

為什麼要專注於重要但不緊急的事？因為重要的事情如果都先處理好，可以大幅改善「未來還會有工作做不完的問題」 而且同時減少重要且緊急的事情發生。畢竟很多重要緊急的事情，就是當初重要但不緊急的事情一路拖延導致後來變緊急。

因此，這步驟用以確保可以有計劃地執行「重要但不緊急」

有幾個方式可以確保自己不遺漏「重要但不緊急」的事情

(a) 隨時檢查中期目標：組織通常有偉大的長期目標(例如登陸火星)，但也由於通常太偉大，所以必須要逐步以中期目標達成。個人應該將中期(3~18個月)目標當作為重要的事情，而非最近短期目標。因為，短期事物常常會被迫打斷修改，就會容易淪落於被時間追趕而非控制時間。

(b) 每天排定固定時間處理「重要但不緊急」 即便是1小時，長期下來也會有效果。萬一不得已要加班，應該要加班處理的並非緊急的事，而是重要的事！

(c) 其他 (有空再說明此處)

步驟四：按照計劃，完成重要的事 ，並執行提高效率的方式

倘若已經執行到此。就可以考慮提高效率的方式。
其中最重要的方式就是「提高本身知識與能力」

提高工作效率有很多種方式，請參考這裡，或者這裡。

步驟五：檢討成效，修改計畫

每個計畫都應該確實被檢討，自我檢討當然很好，不過，秘訣是請你認為做得比你更好的人幫你檢討計畫。

倘若這篇文章有某件100%保證有用的方式，那麼「請一個你認為比你厲害的人幫你檢討你的計畫和成效」是最最有用的一點。