大綱

7/06/2016

如何提高工作效率:三個務實的快速步驟





Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe. 

 - Abraham Lincoln

白領工作者,或者,知識工作者的工作,追根究底是利用智慧知識和經驗,做出一些行為。例如:行銷經理,就是擴大產品的市佔率;軟體工程師,就是產出程式碼;業務員,就是賣出產品; 言情小說作家,就是寫書;專業經理人,就是領導管理團隊完成任務。

只要是知識工作者,不管用什麼方式衡量工作效率,理論上都可以持續提高。

就概念上來說,工作效率來自於三大方向,(a)技術與知識,(b)環境,(d)心理層面。

技術與知識。需要靠學習與經驗累積,而正確的學習和正確的經驗累積更為重要。請參考這三篇相關文章:自我學習的方向片段知識的危害工作中學不到東西

環境。如果週遭都是工作效率極高的人,自然而然就會主動提高效率,然而環境有點運氣成分,大部份的人很難控制周遭環境。

心理層面。從馬斯洛需求階層論,到赫茲伯格的雙因素理論,心理與管理學界不乏各種相關的研究以及結論。但知識工作者,可以先參考Ted的這篇


工作效率,絕對會和「超過」的工作時間呈反比。長期的加班對絕大部份的知識工作者而言只會降低效率,拖延成果,殘害自己與家庭。尤其是對剛進入職場的新鮮人,提升工作效率是最最最最重要的事情。工作效率的提升,會伴隨知識技能的成長,更多的時間運用,以及對組織產生真正的價值。高效率地利用時間,可以產生對職業生涯的正面循環;低效率的長期加班,則會產生很難逆轉的惡性循環。


只要願意嘗試,每個人都可以利用以下三個務實的步驟,持續並快速提升績效。做法很簡單,只需要筆記本和筆:

(1). 15分鐘每日計畫


每天開始工作前,先不要開電腦收email,而是拿出筆記本和筆,把今天最重要的幾件事情寫出來,分類事項,決定今天要先做什麼,要完成什麼,參考這篇的分析。切記先完成重要且緊急,以及重要不緊急的事情。

每日計畫只是簡要列出「打算完成」的項目,並且花一點點時間,沈思哪些真的可以完成,哪些是在80/20法則中最重要的完成項目。 也可以加上一些「保留」時間,用以處理意外。

(2). 15分鐘檢討改進


每天結束工作「後」。拿出筆記本,看看今天開始計畫的事情,哪些完成,哪些沒完成,哪些真的重要,哪些其實後來發現不重要。自己檢討一下自己的判斷為何不正確,為什麼該完成的事情沒完成,並且,簡要記錄一下,完成的項目大概花了多少時間,未完成的事項是因為什麼原因。


(3). 15分鐘重點學習


改進檢討結束後,找一小段時間,再把筆記本拿出來,看一下那些比預期晚完成的事項,哪些是因為自己的知識技能不足,導致太晚完成。列出這些項目。特別是找到「厲害的人一下子就可以做到」的事項。舉例而言,excel的PivotTable是資料分析的最基礎的方式,也是做big-data模型時,小規模測試的最好參考,會妥善利用PivotTable的資料專家,會比不會用的人更節省時間的驗證自己的模型。

在筆記本列出需要學習的項目,每天花15分鐘,在網路上學習這個技術或知識。每天只要專注於「一個能提升效率的事情」就綽綽有餘了。




知識工作者最悲慘的情況,莫過於努力了好幾天去做一件完全不需要做的事情,或者完美的執行一個完全不對的方式。

如果還沒有找到最適合自己的方法,請按照這三個務實的方式,每天花不到45分鐘,在2-3週之後一定會有顯著的效果。




這篇文章的乃是根據以下書籍參考,匯整,並且實際執行之後的結果。
- Getting Things Done  
- The Productivity Project 
- The 4 hour work week
- Lean startup
- Do Over

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