人非聖賢,每個人,在任何時間地點,都可能犯錯。而一個人的職業生涯長達數十年,多少都會做出各種的蠢事。
錯誤也有各種不同的情況,細微小錯自然可以迅速改正,但如果犯下滔天大錯,不見得是道歉能夠解決。
最好的情況當然是「永遠不犯大錯」,透過個人本職學能,讓工作不會出現大錯。
但天有不測風雲,有時候錯誤的來源並非是能力不足,只是純屬於結構性意外,更可能屬於前人留下來的問題和漏洞,但無論如何,錯就是錯,大錯就是大錯。
鑄下大錯最好的做法的三步驟是:「面對」「處理」「學習」。但最後最重要的是,發揮創意把劣勢轉為優勢。
(1). 面對 - 承認錯誤,負起責任
如果是自己做的蠢事,道歉當然是必要的。如果不全然是自己做出來的,有時候也需要道歉,例如:企業產品發生問題,而你剛好是產品的負責人,雖然並不是你直接造成問題,但由於你是當時的負責人,自然要負起道歉的責任。
承認錯誤道歉僅只是第一步。負起責任不是簡單的口頭道歉,或者是土下座而已。所謂負起責任是要能「做出」行為。
既然是滔天大錯,道歉之後,隨即就是「妥善應對計畫」。這個計畫,一定要讓受影響的人清楚明白的了解。做計畫要快速,不見得完美,但是要全面,可以使用心智圖來協助達到全面性。
妥善應對計畫就和所有的計劃一樣,計畫的過程(planning)可能比計畫的本身來得重要。計畫的過程會大幅降低「連環出錯」的可能性,計畫的過程會讓「處理方式」變得有效,計畫的過程更可以讓受害的一方的影響降低。
舉例來說,如果某購物網站,因網站管理員操作不當,不小心刪掉資料庫中所有訂單,如果你是該網站管理員,首要之務當然是通知相關人等,道歉再道歉自己發生的錯誤。接下來,擬定「妥善應對計畫」:(1) 評估受影響的客戶數量,試圖從log或其他任何蛛絲馬跡中推估有多少訂單被刪 (2) 評估受到影響的金額,以及已經結帳後如果想退款的快速方式 (3) 首頁建立道歉網址 (4) 建立快速反應小組,提供電話與email讓受影響的客戶聯繫 (5) 相關社群網站或產品網站如果也受到影響需要找負責人協助 (6) 每日固定時間固定地點呈報修復進度 (7) ....這些應對計畫的細項可能有更多,但重點在於,有計劃自然能穩定人心,讓事實可以持續前進,而不會有錯誤的骨牌效應。
(2). 處理 - 誠實處理,控制損害
有計劃之後,接下來就是按計劃處理。處理原則如下:
(1) 誠實
不掩飾,但也不誇飾問題的嚴重性。誠實的處理可以挽回補償的事情,承認並道歉不能挽回的事情。在能力範圍中承諾最大的努力,但也不答應自己根本辦不到的事情。誠實的說明自己的能力不足,但也不能推託自己應該盡的努力。
(2) 損害控制
既然是滔天大錯,大概一定會有很大的損害。按照計畫,盡可能將造成的錯誤損害降到最低。
(3) 小心骨牌效應
無論是壓力過大,或者環境本身的變化,錯誤常常是一連串發生的。處理錯誤最怕的是一錯再錯。例如,發生重大意外,投入直昇機救援,而直升機又發生重大意外的機率其實明顯的高於一般直升機普通飛行(參閱論文)。
(4) 不馬上釐清責任
此階段的重點在於執行計畫,控制損害到最低。而不是追究問什麼發生,是誰的錯!
(5) 記錄,檢討,修正計畫
即便計畫的執行很短暫,並且很急迫,也不要忘記簡單的紀錄,隨時檢討補救計畫的本身。並隨時修正計畫的執行。畢竟planning本身才是重點,而非plan。
(3). 學習 - 建立不貳過的絕對能力
當處理問題到一定的程度。無法在減低損害,但也不會讓損害繼續發生時。就是檢討學習的階段。
在這個階段,能補救都已經補救,無法挽回也都無法挽回。因此,是要檢討並且未來不會再發生的最佳時刻。檢討的方式有很多種,比較正式的做法為「post-mortem會議」。
會議進行方式採三階段,(1) 事實說明 (2) 事情經過的改善 (3) 避免再發生的作為
(1) 事實說明:
由犯錯的人或者代表人,從事件的開始說明到今天為止發生的事實。僅只是說明事實,並且釐清事實而已。
例如,購物網站不小心刪除訂單,過程可能是因為要釐清報表問題,以commandline方式進入資料庫,由於新增加一筆測試訂單資料,想要刪除資料時,執行delete的動作過程中,竟然忘記加上where condition。
事實說明過程可以提問,但目的是把事實釐清得更清楚。因此不需要問說:「為什麼當初你不這麼做」,也不應該說「你那時候腦袋在想什麼怎麼這麼蠢」之類和事實無關的話。
(2) 事情經過的改善:
指的是「妥善因應計畫」執行過程中,有哪些可以改善的地方。基本上就是前段所述「處理」過程中的的檢討。如果有紀錄,則應該可以很快找到哪些地方還可以改善。
(3) 避免再發生的作為:
這個階段就是重要的釐清責任階段。這個錯誤單純是人為錯誤?還是系統性錯誤?環境天災?釐清的過程要伴隨著「為了避免再發生而做的事」
單純人為錯誤:把某個人解僱就之後就不會發生?或需要靠某個檢驗機制?或讓檢查的本身加入SOP?或者過於粗心的人不適合做這個工作?怎麼樣定義何謂粗心的人?
系統性錯誤:這類型的大錯是不是歸咎於之前某人的設計不良?系統設計如何改善?系統性錯誤出現比率高不高?如果不能避免有什麼簡單方式可以大幅降低損害?是不是該雇用高手中的高手做好系統?
可以將所有「行動」逐一列出來討論。
最後,一定要「行動」。沒有行動的檢討,就不具備任何意義。而既然是滔天大錯,就必然一定要行動,才能做到不貳過。
I never lose, I either win or Learn: Nelson Mandela
例如:一個遊戲app的廠商,推出新版本時,在伺服器端發現可承受的連線數量遠低於預估,導致於許多新玩家無法玩新版本遊戲,而舊版本又已經自動更新成新版本。當然許多新玩家會不滿,但如果遊戲廠商在處理過程中,額外彌補玩家的損失(送出高等級寶物之類),其彌補的方式有額外的創意,這類型錯誤甚至可以額外吸引新玩家加入,這就是一種以創意和技能,將錯誤的劣勢轉為優勢的可能。
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