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12/12/2015

工作太忙沒時間?改善的務實三步驟


圖片來源為Hakan Forss的部落格,要引用此圖需要連同其網址一起引用:http://hakanforss.wordpress.com


在資本主義社會下,有效率的工作是基本條件,但是在資訊科技的發展中,有效率的工作逐漸顯示人的本身才是無效率的源頭。這並不代表資訊科技的進步與有效性,這只是代表人扮演的不可取代價值。

人的價值在工作上會順帶產生工作的壓力,因為所有的企業都會要求成長,不只是企業的成長,還有個人的成長。

不過,無論如何,在你還沒有丟出辭呈,自己開創事業之前,最好的選擇永遠都是強化自己的能力,改善現況,為組織產生更多價值。

對於很忙碌的人而言,要改善現況最常的反應是:「每天都那麼忙,哪有時間做這個」「哎唷,講都麻很簡單,你又不是做我的工作」「我常跟老闆提啊,可是他都沒這麼做」。

這些理由都和明明知道運動有絕大的好處,但是卻會找理由無法持續運動的人一樣。其實只是心理不想去做,或者恐懼未知,或者不真心認為這很重要,因此都能事後找到很多藉口。

很多理由並非是藉口,「事情太忙沒有時間」可能是真的。但是,這可能是最容易,而且是最需要先解決的一件事情。

只要你不是以下職業類別:核電廠工程師,急診室醫護人員,駐守太空站人員,戰地記者,美國總統...。都可以透過以下三個務實的方式,改善「事情太忙沒有時間」。

這三個步驟,極其簡單,只要願意做,幾乎沒有做不到的可能。這三個步驟,沒有引用任何了不起的學問,也不具備任何學理基礎,它就是簡單到值得讓有心改善的人一試。
執行這三步驟的成本極端的低,但效果卻非常驚人。更重要的是,產生「有空時間」是充實並精進自己能力的最基本的一步。

三步驟為:記錄,分析,去除。

步驟一:紀錄


拿一本筆記本,或者excel檔案,或者googledoc,如果是手機app的狂熱者可以考慮使用Toggl。每天花5分鐘紀錄所有的工作花的時間,工作內容,工作價值區分,工作分類。如果可以的話,順便連生活的事物也一起記錄(例如通勤,睡覺等等)。

這個紀錄是給自己看的,所以不需要欺騙自己。

工作內容:當然就簡單記錄做什麼事情,軟體工程師大概就是寫程式,開會,處理email,與他人討論規格等等。

工作分類:根據組織本身的情況,因任務而給的分類,例如為了某A專案寫的程式,為了某B專案而開會,為了交接某C舊的軟體產品而開會等等。

工作價值區分:根據自己的想法,以重要不重要,緊急不緊急,將工作分成四個象限:重要而且緊急,重要而且不緊急,不重要而且緊急,不重要而且不緊急。

所花時間:可以是小時為單位,也可以是10分鐘為單位。但是,必須要是連續。換言之,不太可能有連續24小時的寫程式時間。因此最簡單的方式是有開始和結束時間。


再次強調紀錄必須簡單確實,紀錄本身不能太時間,不需要很精確。紀錄只會給自己看,千萬不要欺騙自己。

另外,這一步驟通常1個月就可以進行第二步驟。如果第二步驟的分析過程,讓你覺得有問題,那你需要額外的3個月的紀錄。換言之最多4個月的紀錄就足夠進行分析。



步驟二:分析


分析的本身是不難,把所有紀錄用excel加總分析,數字必須要是有總量和百分比。

第一要分析的是:工作價值區分。這些工作所佔的百分比,例如:

「不緊急而且不重要」: 50%
「不緊急而且重要」    : 15%
「緊急而且不重要」    : 20%
「緊急而且重要」        : 15%


在分析階段,最重要的是了解事實。而非改善事實。如果「不緊急而且不重要」+「緊急而且不重要」的時間比率,也就是所有不重要的工作比例,加起來低於60%,很有可能你沒有正確認知任務,或者是對自己說謊,或者是記錄的時間不夠長。因為這樣的事實是有違統計常理(參考資料)。

一旦了解事實,就可以往第三步邁進。不過分析的時候,可以順便注意一些事情:

(1)「緊急而且不重要」+「緊急而且重要」,也就是所有緊急工作的比例,加起來超過60%。表示幾種可能,一種可能是:你是長時間被工作逼著跑的人,你的任務幾乎都很緊急:老實說這個機率很低。另一種:你是自己認為工作會逼著你跑,你的任務幾乎都很緊急:這個機率比較高。

如果是"是長時間被工作逼著跑的人",使用流程,半自動化,轉移專注的方式是之後要考慮的重點。不過誠如前段所述,這種情況除了特殊職業之外,其實極端的少,大部份是屬於下一段的情況。

如果是"是自己認為工作會逼著你跑的人",先在記錄和分析上,重新正確分類事情才是能繼續往第三步驟前進。如果你真的認為所有事情都很重要,都很緊急,在心態上無法設定優先順序以及分類,那不管怎麼做都沒有人能幫得了你,本文的後段也不用再看了。

(2) 了解「緊急而且重要」「不緊急而且重要」的工作所含的工作分類。

也就是說,你能要試圖列出所有重要工作裡面,哪些緊急,哪些不緊急。而這些工作分類,這個階段,探討出:如何將緊急而且重要的工作的緊急因素去除。

(3) 「不緊急而且不重要」的工作分類。每個人多少都會去做這類事情。然而,如果你認為的工作的本身,幾乎統統屬於「不緊急而且不重要」的象限,那麼你可能對工作本身有很大的認知差距。

舉例來說,你可能是負責舊軟體產品的支援工程師,舊產品可能用戶少,營收少,也沒有未來的可能性,你直覺就會認為幾乎所有事情都不緊急而且不重要。首先,假如真是如此,那組織應該乾脆就會將舊產品汰除。舊產品仍然存在必有原因,可能是維持與舊客戶的關係,確保這些舊客戶滿意度,並且讓舊的客戶有機會試用新產品。因此,任何讓舊客戶滿意的事項,應該都屬於重要的範圍。



步驟三:去除


李小龍有很多名言,以下是其中最重要的一個:

One does not accumulate but eliminate. It is not daily increase but daily decrease. The height of cultivation always run to simplicity.

當已經知道事情的分類,意義,加總之後,並不是要著手去修改事務,而是先「去除」。

去除的本身最為困難,需要勇氣,知識,技術,經驗。

從最簡單的方向開始去除最容易。但在開始之前,一定要先確認"步驟二:分析"的結果是大致正確。

(1) 不做「不緊急而且不重要」的類型工作:不做這類型的工作,一旦發現這類型的事情出現:直接不做,不用多做考慮。不需要解釋,也不用感到慌張。

(2) 將「緊急而不重要」類型的工作,先行移轉,半自動化,或者流程化。「緊急」和「不重要」這兩者是某種程度的自相矛盾。但通常矛盾的產生在於,「緊急」先出現,可是你無法馬上判斷重不重要,直到完成任務之後,事後才知道重不重要。

這時候原有的記錄和分析就派上很大的用途。例如你是程式設計師,你的老闆常常打斷你的思慮,跑來問一些產品功能上的問題,說要給業務人員馬上回應。如果整個團隊都是這個情況,就會落入大家困於緊急但不重要的情況。移轉:指的是將這類的情況移轉到其他地方:或許是專門一個處理,或者外包給工讀生,或者是透過清楚地固定訓練,讓業務人員自己了解情況。

(3)將「緊急而重要」類型的工作,設定篩選。半自動化,或者流程化能簡單的重分類問題。例如急診室,所有進來急診室的人當然都是緊急且重要,但是,急診仍需篩選,護士會以最標準的流程,很快的評估進來的病人的緊急程度。讓真正緊急的事情能最快速處理。在軟體研發工程師,如果是在產品研發階段,幾乎不太可能遇到緊急而重要,有的話十之八九應該是天災人禍。因而,只要注意這類型的工作的區分正確與否即可。

(4)將處理「不緊急而且重要」的時間與價值提升。這點相當重要,不過並不是本文要討論的範圍。在此我們專注於”去除“

經過去除的過程,你會多出起碼少則20%,多則60%的空閒時間。


再次強調一下,這三步驟不是什麼秘密,也不需要用到高深的技巧,你僅需要對你的工作加以了解,並且執行正確即可。

人生唯一公平的地方只有時間,每個人每天都有24小時。有額外的時間,就能思索自己的未來,不會淪於找不到方向。

參考:如何提昇工作效率 





沈思:
轉移,流程化,半自動化似乎很重要?

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