大綱

12/22/2015

解決專案困境的三步驟(軟體主管的31堂課)





一個完美被執行的專案幾乎不存在,特別是越是有潛在價值的專案,通常會伴隨一定的風險,因此很難不遇到問題與困難。

有經驗的專案管理者,可以在問題發生之前先行規劃解決,這和專案一開始的結構設定有很大的關係。然而就像扁鵲的父兄的故事一樣,能在問題出現之前防範未然者,讓專案順利執行,這樣的人在台灣的環境,似乎難以被定義其價值,即便有也難以被發現。

總之,有價值的專案,無論如何,難題總是會在某時候出現。

在接案公司中,最常出現的可能是時程,需求過度擴張,等等常見問題。例如:協助政府建立某APP用以查詢政府


透過以下三個務實的步驟,協助解決問題

在這裡假設問題已經發生,必且這個問題不在專案進行的時候的風險規劃之內。

這些步驟乍看之下,可能會讓人覺得簡單到需要特別說明嗎?不過,實務上遇到專案困難時,由於時間的壓力以及人類固有的習慣,能保持平靜看待困難是不太容易的。因此,透過簡單的步驟。

某些人常會對於既定的步驟有些許誤解,認為規劃好的步驟可能會失去彈性,減低創造力。但如果掌握真正的精神,結果會正好相反。



(1) 第一:了解事實



大概不少人會認為這是一句廢話。不過,在遇到真正困難的時候,困難的本身通常會隱藏事實。


舉例來說,看似最常遇到的困難就是資源缺乏。以軟體專案來說,就是沒足夠的人力,或足夠的時間來做事情。

但是,絕大部份的人力不足,其根本原因都不是人力不足。

根本的因素可能是:現有的人沒有執行這方面專案的經驗;負責的專案經理能力不足,無法有效協調人力;現有的人員無心執行任務;規格不明確,而導致執行方向不正確,因而使專案到中後期看似沒有足夠的人力或時間完成...等等,諸如此類,才是真正的事實。

人力不足,沒有時間,只是表象。

專案負責人(可能是專案經理),必須要先找出事實。

一個很簡單的原則:如果有表象是「沒有人手」,「沒有時間」,「規劃的進度常常延誤」,專案負責人幾乎99%可以斷定背後必有其他原因。


了解並且面對事實是務實的第一步驟。缺乏這個步驟,任何其他的解決方法都沒有意義。





(2) 第二:模擬不同的解決方案



通常界定真正的事實之後,解決方式大概就隨即而出。然而,既然是困難的問題,就應該想出一個以上的解決方案,然後模擬可能的後果。

這裡強調提出不同的解決方案,因為既然是困難的問題,表示一定在有限的時間以及資源之內,無法簡單的解決。換言之,任何可能的解決方案都可以會犧牲某些東西。因此「模擬」就有必要性。

最簡單的模擬是拿一枝鉛筆一張紙,描述接下來會做的解決方案跟可能結果的流程圖。

舉一個最常遇到的例子:時間不夠,而時間不夠的主要因素已經界定為專案進行過程,常常有需求的改變,但是專案期限卻沒有改變。

假設,可採用方法有以下幾種:

Plan-A:開始軟性或者硬性延長工作時間。

Plan-B:與專案業主坦承需求改變已經造成專案延誤,用Scrum的方式讓專案繼續推進到期限,但在此之間,專案完成的定義也會被改變。

Plan-C:與專案業主談判,取得延期或者需求限制。

Plan-D:...(還有其他很多)

這些解決方式也許彼此是有相關的,例如B與C,其實都需要和專案擁有者(就是出資的人)協商。


模擬Plan-A:

拿出紙筆,寫下所有已知的資訊或事實:

* 目前為止團隊每週的產出
* 目前為止需求的改變數量,和造成的延誤時間,假設延誤10天
* 規劃需要加班時間總數:假設延誤10工作天,目前到期限仍有4週,等於是每週需要額外20小時工作
* 加班之後可能能夠多做的哪些功能
* 加班的總長度,這個例子是連續4週
* 過去加班的耗損率:每週超過10小時的額外工作時間,會讓人請病假的機率
* 長時間加班之後人才的保留率:每週超過10小時的額外工時
* 加班的這段時間,還是會有需求改變。
* ...等等...

將這些已知資訊,不過心裡知道與否,還是盡可能寫在一張紙上,在腦中想像這些資訊「拼湊」起來之後,對於目前專案,有沒有可能使用這個方法解決,而這個方式,其副作用是不是過大。


模擬Plan-C:


拿出紙筆,寫下所有已知的資訊或事實:
目前為止團隊每週的產出
* 目前為止需求的改變數量,和造成的延誤時間,假設延誤10天
* 專案業主對專案的瞭解程度
* 專案期限往後延,對於業主的損失
* 專案業主的協調能力
* ...等等...

將這些已知資訊,不過心裡知道與否,還是盡可能寫在一張紙上,在腦中想像這些資訊「拼湊」起來之後,模擬與業主溝通時的可能對話,以及可能產生的結果。


選擇:

將模擬的過程,用心智圖(Mindmap)或其他圖形化方式,寫在同一張紙上。這麼做是為了盡可能排除個人主觀意見,將自己的思緒,用鳥瞰的方式呈現給自己。

模擬數個方案之後,最重要的是選擇一個自己認為相對最佳的方案。


(3) 第三:執行解決方案


如果前兩個步驟,已經竭盡所能。那麼,第三個步驟就變得很簡單:根據第二的步驟模擬之後的決定,執行解決方案。

然而,既然是困境,就不應該預期解決方案一切順利。如何克服困難去執行,就看專案經理的智慧與能力。

執行解決方式同樣有很多需要注意的地方。不過內容絕大部份取決於每個不同專案的特定現況,因此不會有放諸四海通用的銀色子彈。

但是,由於專案困境常有相似性,因此尋求有經驗的朋友或顧問的建議,倒是一個永遠不會吃虧的選項。






沈思:為什麼有價值的專案總是會遇到困難?
參考->解決軟體專案困境的最爛方式


沒有留言:

張貼留言