大綱

10/27/2015

委外(outsourcing)軟體開發的三個要點



委外開發outsourcing行之有年,它只是另一種形式的分工方式。

然而,委外的軟體開發,卻是困難異常。即便是簡單的網站設計,不複雜的智慧手機程式(app),在缺乏正確的溝通認知情況下,還是有可能以意想不到的結果。如果你的專案經理,或者是負責與外包商溝通的人,以下是你最少需要知道的要點。對於不了解的事情,有些時候可以用嘗試的方式學習經驗,但很多時候最好還是參考一下過來人的經驗。

這三個要點,是在已經透過正確的方法選到正確的廠商的前提下。如果還不知道怎麼選擇正確廠商,可參見這裡。


(1) 知道這次外包想要的結果是要什麼


作為專案負責人,你需要知道期待的外包的結果。

假設所有的軟體開發,都是外包商進行,那表示你必須期待外包商有負責管理整件事情

所謂的整件事情,是從設計,細部設計,定義管理的方法(例如Scrum, agile),程式碼版本管理(例如github),測試,檢查驗收。換言之,雖然你不負責整件事情,但是你卻要比外包商更了解,這整件事情要怎麼處理。這樣你才能有效控制外包結果。

當然如果外包的範圍很小,例如繪製android logo,那麼你只要確定外包廠商知道android logo有哪些尺寸與標準,約定好時間,就可以等著看結果。

如果外包的範圍中等,例如處理前端網頁javascript以及html部分,但是需要存取後端的API,而後端API是核心任務,因此是內部自行開發。那麼就要界定清楚範圍,你需要能完整提供API文件,不然至少要有API簡單的訓練課程,以及範例程式。由於開發活動必須有一致性,因此還得提供廠商版本控制系統的權限(例如gitbucket),另外還需要控制開發週期,以及哪些使用者功能(user story)需要先完成,哪些後完成。換言之,如果外包範圍是軟體開發的一部分,那有可能關鍵的結果在於某段程式的正確產出。

(2) 清楚說明規格


在台灣對規格書(spec)其實不那麼重視。尤其是所謂的系統整合商的IT專案。因為有太多情況,規格和最後實際的結果已經截然不同,而規格書很有可能是一邊開發,一邊才跟著寫。根本不切實際,最後都淪為最菜的SA所負責最無聊的工作。

清楚說明規格並不代表要有250頁這麼厚的規格書。而是要有在做重要的事情上,有不可否定的結果。舉例來說,google.com的搜尋畫面,其實也有很多功能,但是必有一個規格是:一個讓人輸入資訊的欄位,並且按下enter之後會直接進行搜尋。某些SA/PM在撰寫規格時會無窮盡的增列細節,例如欄位是要多寬,最多輸入多少字元,反斜線要不要處理,諸如此類。當然重要的規格細節要詳述,但是不能無止盡的窮數之。

對於規格書沒有基本認知的話,可以先參考這裏

已經有很多撰寫規格書的經驗,但自覺從來沒寫對的話,可以參考這裏。這個spec只有短短20頁,去頭去尾真正的spec可能只有17頁,他沒有很多細節,也沒有用很複雜的UML圖。而且spec徹底與實作方式無關。

(3) 確定對方理解什麼


這點聽起來很不可思議。但是在現實,實在常常發生。那就是即便語言上沒有問題,在溝通認知上,還是有極大的差距。有些幫助有效會議的技巧,通常會提到,會議結束的時候,請最重要的幾個人,用很短的時間,簡單說明會議之後他要去做的事情。如果在一個常常進行無聊會議的組織裡面,可能會有很戲劇性,很荒謬的效果。(請參見"開會開到死")

對委外開發而言,很多時候不是面對面的會議,再加上語言的不同,更容易產生誤會。執行者(就是外包商負責人)必須要有創意的使用結構性合理的方式,來讓彼此理解工作內容。

首先,使用文件是最合理的。尤其是對跨國廠商而言。而文件的長短與格式並不是重點,重點在於有沒有表達你要傳達的資訊。

更有甚者,文件常常有先後次序,你需要知道外包商到底有沒有看那份最重要的文件。

一個簡單的作法是:在最重要的文件(例如規格書Spec)的莫約3/4處,夾一段文字,說如果你看到這份文字,要立即email給某人,並且夾帶一段簡單的"口令",因為這可以證明他有認真看過,如果在X月X日前,沒有回覆給某人,你會假設他無法完成第一個milestone。

這個作法不管在第一次有沒有達到目的,接下來外包商自然就自動被訓練為,你的重要文件,他一定會看。

管理委外廠商有很多創意的作法。可惜的是,這些作法必須根據靠經驗和實際情況而改變與適應。很難光是用教學的方式就體會。





參考:

* 虛擬助理




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